35 Prozent der deutschen Unternehmen haben keinen zentralen Überblick über ihre laufenden Verträge und knapp ein Drittel (29%) verpasst regelmäßig wichtige Termine oder Fristen im Zusammenhang mit diesen Verträgen, also beispielsweise Kündigungen, Vertragsverlängerungen und Zahlungsfristen. Zu diesem erschreckenden Ergebnis kam erst diesen September eine Studie der techconsult GmbH in Zusammenarbeit mit Ceyoniq.
Einkauf als Gatekeeper und Vorreiter
Doch wenn es dann darum geht, dem Vertragschaos „Herr zu werden“ und z.B. eine Contract Lifecycle Management (CLM) Lösung zu implementieren, ist in vielen Unternehmen die Procurement-Abteilung der entscheidende Gatekeeper. Die Einführung wird häufig aus Kostengründen verhindert oder bestehende Lösungen wie Excel-Listen oder Sharepoint-Dateien als unzureichender Ersatz hergenommen. Dabei könnte gerade der Einkauf am stärksten davon profitieren. Denn der typische Vertragsablauf durchläuft in der Regel mehrere standardisierte Phasen, die sich mit Hilfe einer CLM-Lösung wie nscale CLM ideal automatisieren und optimieren lassen:
- Bedarfsermittlung und Vertragsanfrage: Der konkrete Beschaffungsbedarf wird identifiziert und definiert, inklusive Zweck, Vertragsumfang und beteiligter Parteien – diese können einfach im Tool als Verantwortliche hinzugefügt und genauso einfach bei Bedarf auch wieder entfernt werden.
- Vertragserstellung bzw. -optimierung: Auf Basis des Bedarfs wird ein Vertragsentwurf entweder anhand von standardisierten Vorlagen erstellt oder optimiert, der alle relevanten Leistungs-, Preis- und Lieferbedingungen festhält.
- Verhandlungsphase: Während dieser Phase stimmen die Parteien die Inhalte ab – das finale Dokument kann einfach in nscale CLM eingefügt werden.
- Genehmigung und Unterzeichnung: Nach interner Prüfung und Freigabe wird der Vertrag final genehmigt und (digital) unterzeichnet.
- Vertragsausführung und Überwachung: Die vereinbarten Leistungen werden umgesetzt, während Termine, Qualität und Vertragstreue fortlaufend kontrolliert werden. Bei anstehenden Terminen oder Fristen werden die Verantwortlichen entsprechend informiert.
- Vertragsverlängerung, -beendigung und Archivierung: Zum Laufzeitende wird über Verlängerung oder Abschluss entschieden und alle Vertragsunterlagen werden revisionssicher archiviert.
Der Einsatz von nscale CLM standardisiert und optimiert all diese Phasen, erhöht die Transparenz, reduziert Fehler und gewährleistet darüber hinaus die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Zudem verbessert er die Zusammenarbeit zwischen Procurement, Rechtsabteilung und allen anderen etwaigen Stakeholdern innerhalb einer Organisation und ermöglicht eine effiziente Verwaltung aller Verträge über deren gesamten Lebenszyklus hinweg.
Vertragsmanagement nach höchstem Standard
Je nach Anforderungsbereich ist nscale CLM in vier verschiedenen Servicepaketen erhältlich: Bronze, Silber, Gold und Platin. Diese unterscheiden sich vor allem in der Anzahl der unterstützten Vertragsakten, sind allerdings – ab Silber – noch jeweils weiter skalierbar. Je nach Unternehmensbranche ist nscale CLM also nicht nur etwas für Großkonzerne. Ansonsten bieten alle Servicepakete:
- Zentrale digitale Vertragsakten mit strukturierter Stammdatenverwaltung
- Automatisierte Fristen- und Terminüberwachung
- KI-gestützte Vertragsprüfung und Analyse
- Revisionssichere Archivierung als Standard
- Einfache, intuitive Benutzeroberfläche mit No-/Low-Code-Logik
- Nahtlose Integration in bestehende IT-Umgebungen
- Cloudbetrieb „Made in Germany“
- Faire, nutzungsbasierte Abrechnung
Unabhängig vom gebuchten Paket haben Organisationen also immer eine umfassende CLM-Lösung im Einsatz, die jedes digitales Vertragsmanagement auf ein neues Level hebt.
