Welchen Betrag muss der Kunde an uns überweisen und macht er das jährlich oder monatlich? Welche Dienstleistung der Firma XY steht uns zu und wann endet eigentlich die Kündigungsfrist? Und stimmt es, dass Mitarbeiter Müller vertraglich Sonderprämien zugesichert wurden? Manchmal kann die Beantwortung solcher Fragen fast schon ins Philosophische abdriften, nach dem Motto: Wer bin ich – und wenn ja, wie viele? Fest steht: Schlechtes Vertragsmanagement kann teuer werden. Mit einer digitalen Lösung lässt sich dies vermeiden.
Dieses ungute Gefühl kennen sicher viele Mitarbeiter, die für die Einhaltung von Vereinbarungen oder Richtlinien im unternehmerischen Alltag Verantwortung tragen: Handeln wir da eigentlich gerade entsprechend der vertraglichen Vereinbarungen und gesetzlichen Vorschriften oder gibt es irgendwo diese eine Passage, die wir übersehen haben? Falls ja, könnte das nicht nur auf unser Unternehmen, sondern am Ende sogar auf mich als verantwortlichen Mitarbeiter zurückfallen, so die Sorge. Allerdings fehlt nicht selten die Transparenz im Hinblick auf die zugrundeliegenden Dokumente, um möglichst schnell aus einem unguten Gefühl Gewissheit zu machen und entsprechend handeln zu können. Denn natürlich ist Vertragsmanagement keine Gefühlssache. Im Gegenteil: Können Auskünfte nicht erteilt oder Kündigungsfristen nicht eingehalten werden, kann dies schnell zu ganz realen und unangenehmen Konsequenzen führen.
Die Anforderungen hinsichtlich der Compliance seitens der Kunden und Partner, aber auch bedingt durch die Gesetzgebung, sind in der Vergangenheit immer weiter gestiegen. Hinzu kommt, dass Rechte und Regelungen zwischen Vertragspartnern ständigen Änderungen unterworfen sind. Ändert sich ein Gesetz, muss auch der entsprechende Vertrag angepasst werden. Unangenehm, wenn allein das Auffinden eines solchen Vertrages zur Herausforderung wird. Denn werden Vertragsfristen versäumt oder wichtige Klauseln nicht eingehalten, drohen den Verantwortlichen wegen Pflichtverletzungen gar juristische Konsequenzen.
Vor dem Hintergrund, dass Geschäftsbeziehungen immer komplexer werden, verwundert es nicht, dass auch das Vertragsmanagement immer aufwendiger wird. Heute wird eine Vielzahl von Verträgen mit verschiedenen Unternehmen, Sub-Unternehmen und Organisationseinheiten geschlossen. Auch machen es Firmenübernahmen oder Zusammenschlüsse von Unternehmen schwer, den Überblick über alle Verträge zu behalten. Das führt schnell zu Compliance-Verletzungen, seien es interne Regeln, die missachtet werden oder Vorschriften, die von externen Organisationen ausgehen.
Die Einführung einer Software für das Vertragsmanagement ermöglicht schlanke und effiziente Prozesse und schützt Unternehmen darüber hinaus vor Regelbrüchen. Denn eine hohe Transparenz auf Basis einer leistungsfähigen IT-Lösung erleichtert die Einhaltung von Compliance-Richtlinien.
Compliance: Wichtige Regeln für das Vertragsmanagement
Doch welche gesetzlichen Vorschriften hinsichtlich der Compliance existieren? Im Folgenden sind eine Reihe von Gesetzen und Verordnungen aufgeführt, die das Vertragsmanagement betreffen:
- TransPuG: Transparenz- und Publizitätsgesetz
- GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
- KonTrag: Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich
- Basel II: Regelung zur Eigenkapitalausstattung von Banken
- GmbHG: Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung
- HGB: Handelsgesetzbuch
- SOX: Sarbanes-Oxley Act
Dass es mit einem nicht unerheblichen Aufwand verbunden sein kann, die in diesen Vorschriften festgehaltenen Regeln einzuhalten, liegt auf der Hand. Umso wichtiger ist ein transparentes und konsistentes Vertragsmanagement, das diesen Aufwand minimiert und gleichzeitig für Compliance-Konformität sorgt. Ohne ein strukturiertes Vorgehen sind Probleme praktisch vorprogrammiert. Mögliche Konsequenzen eines analogen Vertragsmanagements sind zum Beispiel:
- Nicht-standardisierte Abläufe: Existiert kein einheitlicher Prozess bei der Vertragserstellung, kann nicht gewährleistet werden, dass alle relevanten Informationen vorliegen und von ausreichend hoher Qualität sind. Folgen Vertragswerke nicht einem Standard, ist keine Einheitlichkeit gegeben und eine Strukturierung ist somit nicht möglich.
- Dezentralität: Nutzen verschiedene Unternehmensbereiche für ihre Verträge unterschiedliche Systeme, verzögert dies die Prüfung der Vereinbarungen. Denn in diesem Fall müssen die Verträge zunächst zusammengetragen werden, ehe die Kompatibilität hergestellt werden kann.
- Unübersichtlichkeit: Ohne ein digital unterstütztes Vertragsmanagement kann die oft große Masse an Verträgen nicht organisiert werden, weil der Überblick fehlt. So wird schnell eine Frist versäumt, Verträge gehen verloren und Risiken können nicht korrekt eingeschätzt werden.
Betrachtet man diese Auflistung, wird klar, dass Vertragsmanagement weit mehr bedeutet, als das pure Archivieren von Dokumenten. Vor allem dann, wenn Verträge nicht nur zwischen zwei, sondern gleich mehreren Parteien geschlossen werden. Dies kommt beispielsweise durch die Auslagerung von bestimmten Leistungen an externe Anbieter zustande. In diesen Fällen ist eine genaue Prüfung unumgänglich, um sicherzugehen, dass interne sowie externe Compliance-Richtlinien eingehalten werden. Doch zum Glück ist Rettung in Sicht: Vertragsmanagementsoftware bietet wertvolle Unterstützung und garantiert die Konformität.
Compliance-konform dank Software-Unterstützung
Ein konsistentes Vertragsmanagement mit Software-Unterstützung bietet viele Vorteile. Eines der wichtigsten Leistungsmerkmale, auf die Anwender bei der Auswahl einer Lösung achten sollten, ist die revisionssichere Archivierung. Nur wenn jeder Vertrag nachvollziehbar, unveränderbar und fälschungssicher archiviert wird, ist diese Revisionssicherheit gegeben. Ohne technologische Unterstützung wäre sie nicht oder nur unter größtem Aufwand zu gewährleisten.
Darüber hinaus profitieren Unternehmen, die auf ein digitales Vertragsmanagement setzen, von weiteren Vorzügen. So sind die Vereinbarungen vollständig und jederzeit auffindbar – der volle Überblick. Dadurch ist eine ständige Auskunftsfähigkeit gegeben, was für die eigene Planung oder auch im Falle einer Betriebsprüfung von großem Wert ist. Zudem sorgt eine moderne Contract-Management-Software durch automatisierte Wiedervorlage dafür, dass Kündigungsfristen eingehalten werden. Auch das Risiko, eine Vertragsstrafe bezahlen zu müssen, wird so ausgeschlossen. Außerdem sind Kosten und Erlöse immer und einfach abrufbar, was größtmögliche Transparenz bedeutet.
Und schließlich befreit eine Vertragsmanagement-Software die Mitarbeiter von zeitraubenden Routineaufgaben. Das ist bereits bei der Entstehung von neuen Verträgen spürbar: Moderne Systeme für das Vertragsmanagement stellen standardisierte Textbausteine zur Verfügung, mit deren Hilfe Verträge schneller, einfacher und direkt Compliancekonform erstellt werden können. So schont ein softwaregestütztes Vertragsmanagement nicht nur die Nerven der Belegschaft, sondern gleichzeitig auch den Geldbeutel des Unternehmens.
