Langjährige und regionale Partnerschaft zwischen Unirez und Ceyoniq
Bielefeld, 17.09.2024 – Seit 14 Jahren arbeiten die Unirez Informations-Technologie GmbH mit Sitz in Detmold und Ceyoniq inzwischen zusammen. Die IT-Dienstleister brauchten für ihre Kunden ein leistungsfähiges und revisionssicheres Archiv. Bei der Suche nach einer passenden Ergänzung ihres SAP-Angebots stießen die Detmolder auf das Software-Unternehmen aus Bielefeld. „Ein namhafter Anbieter für Dokumentenmanagementsysteme aus der Region Ostwestfalen-Lippe“, erinnert sich Stephan Putro, Bereichsleitung SAP bei der Unirez Informations-Technologie GmbH. Inzwischen verbindet die regionale Partnerschaft auch internationale Technologiekonzerne von Baden-Württemberg bis Japan.
Unirez – IT-Expertise für HR und SAP
Unirez ist ein IT-Dienstleister für Personalwesen und SAP Business One (SAP B1). Der zertifizierte SAP-Partner besitzt nicht nur langjährige Projekterfahrungen mit der universellen Unternehmenssoftware aus Walldorf, sondern bündelt inzwischen mehr als 55 Jahre Branchenerfahrung. „Daher wissen wir sehr genau, dass im Bereich Software eben nicht immer das one-size-fits-all-Prinzip angewendet werden kann, sondern auch maßgeschneiderte IT-Lösungen notwendig sind“, berichtet Stephan Putro. Standardanwendungen ergänzen die Detmolder, wo nötig, mit kundenspezifischen Tools und Features – in Zusammenarbeit mit Software-Spezialisten wie der Ceyoniq Technology GmbH. So findet Unirez optimale Lösungen für über 300 kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), soziale Einrichtungen und öffentliche Verwaltungen.
Medienbruchfrei: SAP B1 plus nscale-Archiv
Mit SAP B1 bietet das Unternehmen eine state-of-the-art-Anwendung für das Enterprise Ressource Planning (ERP) sowie zuverlässigen und zertifizierten Support für KMU an. SAP B1 automatisiert alle wesentlichen Geschäftsfunktionen in den Bereichen Finanzen, Betrieb und Personalwesen. Das System bietet ein umfassendes Leistungspaket und ist leicht zu bedienen. „Wir übernehmen für unsere Kunden die Implementierung und den Support, wenn gewünscht auch in unserem eigenen Rechenzentrum und mit individuellen Erweiterungen“, erläutert Putro.
Genau diese Suche nach einer Zusatzlösung führte Unirez 2010 zu Ceyoniq. „Wir wollten unseren Kunden eine einheitliche Archivlösung zur Verfügung stellen, um die ERP-Anwendungen sinnvoll zu ergänzen“, so Putro. Das Problem: Kleine (nicht selten auch mittlere) Unternehmen haben in der Regel keine IT-Abteilungen. Sie arbeiten mit standardisierten Prozessen und vorgefertigten Templates. Neue Features müssen sich in ein solches System einfach integrieren lassen. Bei der Unirez-Archivlösung innerhalb von SAP B1 sollte der „normale“ User daher am besten gar nicht bemerken, dass es sich um ein separates Dokumentenmanagementsystem handelt. „Für uns stand von Anfang an ein einheitliches Look and Feel im Vordergrund“, Putro weiter. Gefordert war also die medienbruchfreie Verknüpfung beider Systeme. Mit einer neu programmierten, bidirektionalen Schnittstelle konnte das nscale-Archiv nahtlos in SAP B1 integriert werden. „Dank individueller Anpassungen können Dokumente nun optional innerhalb der SAP- oder nscale-Benutzeroberfläche angezeigt, abgelegt oder gesucht werden“, ergänzt der Bereichsleiter. Bei bester Usability: Die revisionssichere Archivierung über nscale erfolgt inklusive automatischer Anlage einer Ordnerstruktur und Verschlagwortung der Dokumente – gemäß den Anforderungen des HGB, der AO und den GoBD.
nscale – Skalierbar, flexibel und individualisierbar
Den IT-Dienstleistern von Unirez sind intelligente, passgenaue Lösungen von Experten wichtig. Das meint zum einen die Anpassung an den vorhandenen Bedarf, also die Skalierbarkeit: „Das steckt bei nscale ja schon im Namen – wir können die Archivierung also problemlos für zehn oder hundertfünfzig Bildschirmarbeitsplätze anbieten“, berichtet Stephan Putro. Zum anderen das Potenzial von nscale als ausbaufähiges und leistungsstarkes Enterprise Content Management (ECM)-System. „Die Erweiterungsmöglichkeiten sind wichtig für unsere Kunden“, weiß Putro. So nutzen einige Kunden von Unirez inzwischen auch spezielle Workflows, das Invoice Management oder die Personalakte von Ceyoniq. „Die Bereitstellung erfolgt in jedem Geschäftsszenario über den passenden Client, überwiegend Cockpit und Web“, ergänzt Christian Bartsch, Partnermanager bei Ceyoniq. „Das erfolgt grundsätzlich über einen Lizenzkauf und die Implementierung durch Unirez. Bei größeren Projekten mit speziellen Anforderungen nehmen wir die Programmierung auch direkt mit Unirez beim Kunden vor“, erläutert Bartsch die Zusammenarbeit.
14 Jahre Zusammenarbeit auf hohem Standard
Neben dieser Unterstützung mit (wo-)man power ist beiden Partnern wichtig, auf Augenhöhe zusammen zu arbeiten und einen Mehrwert für beide Unternehmen und Kunden zu schaffen. „Wir nutzen Synergien und Netzwerke, um neue Lösungen zu entwickeln, seit 14 Jahren“, berichtet der Partnermanager von Ceyoniq. Das nscale-Archiv verwenden inzwischen rund zwanzig Unirez-Kunden. Daneben gibt es einige größere, individuelle Projekte – weitere sind in Planung. „Wir können im Grunde alle Module von nscale an die jeweiligen Erfordernisse anpassen“, erklärt Bartsch. Und das in beide Richtungen: „Für die Personalakte haben wir etwa eine spezielle Schnittstelle zur HR-Software VEDA implementiert“, berichtet Bartsch. Im KMU-Kundensegment sind dagegen überwiegend einfache, standardisierte und kosteneffiziente Anwendungen gefragt. Gemeinsam mit der Kyocera-Gruppe, zu der Ceyoniq gehört, sind die Partner aktuell dabei, eine Lösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung zu implementieren. Innerhalb dieser Bandbreite wird sich die Partnerschaft künftig weiterentwickeln. Als nächstes steht der Bereich HR im Fokus, wobei die Schnittstellenstärke von nscale wieder Anwendungen möglich macht, die beides können: Hohen Standard liefern und individuelle Anforderungen erfüllen.
Ceyoniq Technology GmbH ist ein Konzernunternehmen von Kyocera Document Solutions.
