Mit KI zu noch mehr Effizienz im Dokumentenmanagement
Informationsplattformen sind zentrale Treiber der digitalen Transformation und entfalten ihr Potenzial besonders in Verbindung mit KI. Sie liefern die Datenbasis, die KI und insbesondere Language Models (LLMs) für Lernen und Automatisierung benötigen. So ergänzen sich Informationsplattformen und KI ideal im Dokumentenmanagement, während zentrale Datenverwaltung und digitale Prozessautomatisierung zugleich die Basis für weitere Digitalisierungsmaßnahmen schaffen.
nscale und Künstliche Intelligenz:
Effizienz neu definiert
LLMs sind Algorithmen, die mit großen Datenmengen trainiert werden. Sie können sprachbasierte Inhalte verstehen, zusammenfassen, umformulieren und selbst erzeugen. Die meisten Daten, die in Unternehmen und Behörden entstehen oder eingehen, müssen in irgendeiner Form weiterverarbeitet werden. Künstliche Intelligenz hilft dabei, diese oft repetitiven Prozesse effizienter zu gestalten. Einige Mehrwerte von Künstlicher Intelligenz, die das Dokumentenmanagement mit nscale noch effizienter machen und Anwender getreu unserer Vision „Einfach arbeiten“ gerade bei repetitiven Routineaufgaben entlasten, betrachten wir im Folgenden genauer.
Automatisierte Klassifizierung und Tagging durch
KI im Dokumentenmanagement
Mittels KI-Techniken werden automatisch Metadaten aus Dateien extrahiert und darauf basierend Dokumente verschiedener Formate ohne menschliches Zutun klassifiziert. Dabei ergänzen KI-basierte, intelligente Module die bereits in nscale integrierten Mechanismen zur Dokumentenerfassung. Die so klassifizierten Daten bilden zugleich die Grundlage für weitere KI-gestützte Verfahren.
KI-basierte Inhaltsanalyse und intelligente Dokumentenzusammenfassung
Dazu zählt etwa die eigenständige inhaltliche Analyse von Dokumenten: Die Künstliche Intelligenz erstellt Zusammenfassungen von Dokumenteninhalten, was gerade bei langen Texten eine erhebliche Arbeitserleichterung und Zeitersparnis bedeutet. So können sich Nutzer schnell und ohne zusätzlichen Aufwand einen Überblick über wichtige Inhalte verschaffen und darauf basierend fundierte Entscheidungen treffen. Die Künstliche Intelligenz ist dabei in der Lage, Dokumentenzusammenfassungen auch in anderen als der Originalsprache bereitzustellen.
Bessere Entscheidungsfindung durch Künstliche Intelligenz im Dokumentenmanagement
KI im Dokumentenmanagement macht unstrukturierte Informationen schnell verfügbar und ist in der Lage, relevante (Meta-)Daten zu extrahieren und darauf aufbauend Dokumente zu klassifizieren.
Sie ermöglicht es zudem, vernetzte Informationen zu neuen Erkenntnissen zusammenzuführen, die nicht auf Anhieb ersichtlich sind.
Künstliche Intelligenz ermöglicht dadurch einen guten Überblick, erhöht die Qualität von Entscheidungen und erlaubt es, diese schnell und auf Basis von fundierten Informationen zu treffen. Zudem wird die Auskunftsfähigkeit zu Informationen und Vorgängen gesteigert.
Das Ergebnis sind verbesserte Beziehungen gegenüber Kunden, Partnern und weiteren Stakeholdern.
Die KI macht es darüber hinaus möglich, Markttrends datenbasiert zu identifizieren und sich Wettbewerbsvorteile zu verschaffen.
Dank Künstlicher Intelligenz
mit Dokumenten chatten
Darüber hinaus stellt nscale künftig eine innovative Funktion bereit, die es Anwendern erlaubt, mit Dokumenten zu chatten und konkrete Fragen zum Inhalt direkt an einen an das Dokument angehefteten Chat-Assistenten zu richten – die dieser dann kontextbezogen beantwortet.
Eine nützliche Weiterentwicklung dieser KI-Technologie, die ebenfalls Bestandteil von nscale wird, ist die Funktion „Chat with your knowledge“: Sie ermöglicht es, nicht nur mit einem einzelnen Dokument zu kommunizieren, sondern auch mit Dokumentengruppen wie zum Beispiel Akten oder dem gesamten Wissensbestand in einer Organisation. Die Lösung wahrt dabei stets die definierten Berechtigungen auf die Informationen.
Neugierig geworden?
KI und LLMs im ECM-Umfeld
In der digitalen Transformation spielen künstliche Intelligenz (KI) und insbesondere Large Language Models (LLMs) eine immer zentralere Rolle. Diese Technologien ermöglichen Unternehmen und öffentlichen Organisationen die Automatisierung und Optimierung von Prozessen sowie den deutlich einfacheren Zugang zu entscheidungsrelevanten Informationen, speziell…
Zeit- und Kostenersparnis durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Dokumentenmanagement
- KI analysiert und klassifiziert Dokumente in Sekundenschnelle und fasst Inhalte automatisch zusammen. Die Künstliche Intelligenz führt solche Aufgaben verlässlich aus, ohne dass Anwender Dokumente selbst durchsuchen müssen.
- Durch Prozessautomatisierung mithilfe von KI werden zusätzliche Ressourcen frei.
- Mitarbeitende können die so gewonnene Zeit für produktive Aufgaben nutzen.
- Unternehmen senken dadurch ihre Personalkosten und vermindern die Auswirkungen des Fachkräftemangels.
Genauigkeit und Risikominimierung dank KI im Dokumentenmanagement
KI im Dokumentenmanagement reduziert Fehler durch den Wegfall manueller Bearbeitungsschritte.
Die Künstliche Intelligenz erkennt risikobehaftete und fehlerhafte Vertragsinhalte automatisch.
Durch den Abgleich mit rechtlichen, regulatorischen und Compliance-Anforderungen gewährleistet die Künstliche Intelligenz Rechtssicherheit und verhindert kostspielige Verstöße.
Vorteile der Integration von KI in das Dokumentenmanagement
Leistungsstarke Informationsplattformen wie nscale ermöglichen ein effizientes digitales Dokumentenmanagement. KI erhöht die Effizienz solcher Systeme weiter und versetzt Unternehmen in die Lage, zusätzliche Mehrwerte zu heben.
Zukunftsausblick: KI im Dokumentenmanagement
Die in nscale integrierten KI-Technologien machen das Dokumentenmanagement schon heute effizienter und ressourcenschonender, erleichtern den Arbeitsalltag und reduzieren die Komplexität – sodass Anwender „einfach arbeiten“ und Unternehmen von der technologischen Innovation profitieren können. Die Entwicklung hat jedoch erst begonnen und die Analyse- und Optimierungspotenziale von Künstlicher Intelligenz im Dokumentenmanagement werden weiter zunehmen. Zu nennen wären hier beispielsweise erweiterte semantische Suchalgorithmen, Funktionen wie Speech-to-Text sowie immer raffiniertere KI-gestützte Individualisierungsmöglichkeiten.
Wie Unternehmen und Behörden in Zukunft mit Informationen umgehen, wird zu einem großen Teil von der Integration von Künstlicher Intelligenz in den Geschäfts- und Verwaltungsalltag abhängen. Wir haben bereits mehr als 20 weitere Use Cases identifiziert, in denen KI wertvolle Dienste leistet. Diese gibt es sicher auch in Ihrem Unternehmen – sprechen Sie uns gerne an!
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