Das Archiv ist mehr als ein Speicherort
Archive enthalten geschäftskritische Dokumente, die über Jahre hinweg verfügbar und nachvollziehbar bleiben müssen. Dazu zählen beispielsweise Rechnungen, Bestellungen, Auftragsunterlagen oder Personal- und Vertragsdokumente. Entscheidend ist dabei nicht allein, dass ein Dokument gespeichert wurde. Es muss im richtigen fachlichen Zusammenhang auffindbar, unverändert nachvollziehbar und während der gesamten Aufbewahrungsfrist zugänglich sein. Die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung bestehen – unabhängig davon, ob ein Unternehmen sein SAP-System modernisiert oder nicht.
Die S/4HANA-Umstellung verändert die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen. Deshalb ist sie ein geeigneter Zeitpunkt, die bestehende Archivlandschaft grundsätzlich zu bewerten. Wer bestehende Archive lediglich technisch an ein neues SAP-System anschließt, riskiert, veraltete Strukturen in die neue Systemwelt zu übertragen.
Schwachstellen und Konsolidierungspotenziale werden bei der Transformation sichtbar
Viele Archivsysteme sind über Jahre gewachsen. Neben Standardkonfigurationen existieren individuelle Verknüpfungen, kundeneigene Tabellen und unzureichend dokumentiere Sonderlösungen. Im Zuge einer Modernisierung werden zudem technische Einschränkungen deutlich. Dazu können fehlende Unterstützung für moderne Storage-Technologien, unverschlüsselte Kommunikationswege oder eine starke Abhängigkeit von einzelnen Systemen und Herstellern gehören.
Durch Fusionen, Übernahmen oder die Ablösung einzelner Anwendungen haben sich parallele Archive, unterschiedliche Ablagestrukturen und redundante Prozesse entwickelt. Eine S/4 HANA-Migration bietet daher die Chance, die bestehende Archivlandschaft technisch zu erneuern und auf einer gemeinsamen Zielplattform zu konsolidieren. Voraussetzung ist, das Archiv frühzeitig in die Projektpl
Drei Fragen für die strategische Bewertung
Vor einer Entscheidung über den künftigen Archivbetrieb sollten Unternehmen zunächst drei Fragen beantworten.
- Welche Inhalte müssen weiterhin verfügbar bleiben?
Dafür ist eine Bestandsaufnahme der Dokumenttypen, Aufbewahrungsfristen, Verknüpfungen und Zugriffsanforderungen erforderlich. Nicht jedes Dokument muss automatisch in ein neues Zielsystem übernommen werden. Inhalte mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist können nach fachlicher und rechtlicher Prüfung von der Migration ausgenommen und gelöscht werden, sofern keine weiteren Aufbewahrungs-, Sperr- oder Nachweispflichten entgegenstehen.
- Welche technischen Abhängigkeiten bestehen?
Zu prüfen sind unter anderem die eingesetzten Content Repositories, Metadaten-Modelle, Verknüpfungsmechanismen, kundeneigene Tabellen und proprietäre Formate. Auch Annotationen oder individuelle Erweiterungen dürfen nicht übersehen werden. Eine erfolgreiche Migration muss nicht nur die Dokumentdatei, sondern auch deren fachlichen Kontext erhalten.
- Welche Anforderungen soll das künftige Archiv erfüllen?
Die neue Lösung sollte nicht nur bestehende Funktionen abbilden. Sie sollte auch zu den strategischen Zielen der IT passen – etwa zum künftigen Betriebsmodell, zu Integrationsstandards, Retention- und Löschkonzepten, Berechtigungen und Verschlüsselung, Skalierbarkeit, Cloud-Speicher sowie zu dokumentenzentrierten Prozessen außerhalb von SAP.
Archivmigration und S/4HANA als gemeinsames Transformationsprojekt
Die Archivmigration sollte deshalb nicht als nachgelagerte technische Aufgabe behandelt werden. Sie ist eng mit Fragen der Governance, Compliance und Systemarchitektur verbunden. Wer die Archivstrategie frühzeitig in die S/4HANA-Planung integriert, kann Migrationspfad, Zielsystem und Betriebsmodell aufeinander abstimmen. Gleichzeitig lassen sich unnötige Altlasten vermeiden und Anforderungen an Dokumentenzugriff, Aufbewahrung und Nachweisführung von Anfang an berücksichtigen.
Die zentrale Frage lautet daher nicht: „Wie bekommen wir die bestehenden Dokumente in das neue System?“ Sie lautet: „Welche Archivstruktur unterstützt unsere Geschäftsprozesse und Compliance-Anforderungen auch künftig am besten?“
Der nächste Schritt: von der Strategie zur Umsetzung
Nach der strategischen Bewertung folgt die operative Planung. Dabei geht es um die Bestandsaufnahme des Quellsystems, die Auswahl des Migrationsverfahrens, die technische Infrastruktur und die Dokumentation.
Welche Punkte dabei besonders häufig unterschätzt werden und wie sich eine Archivmigration strukturiert vorbereiten lässt, zeigt Teil 2 dieser Serie.
