Die optimale Verwaltung wichtiger Dokumente und Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg: Das ist das Ziel des SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM). Ein hilfreiches Werkzeug hierbei kann der ERP Connector 7.15 for SAP ILM der Ceyoniq Technology GmbH sein – auch im Zusammenspiel mit der neuen Produktgeneration S/4 HANA. Das hat das Softwareunternehmen SAP nun durch die Rezertifizierung der ILM-Schnittstelle bestätigt.
Die gesetzeskonforme Archivierung von Daten und Dokumenten: Für viele Unternehmen und Organisationen ist dies eine Mammutaufgabe. Schließlich kann das Ziel einer Archivierung spätestens seit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 nicht mehr die möglichst lange Aufbewahrung und Sammlung aller Daten sein. Vielmehr gilt es, Aufbewahrungs- aber auch Löschfristen zu beachten. So lange Daten für die Abwicklung von Vorgängen notwendig sind, müssen sie aufbewahrt, danach jedoch gelöscht werden.
Wo dies nicht eingehalten wird, drohen hohe Strafen. Ein prominentes Beispiel hierfür war zuletzt das Urteil gegen die Deutsche Wohnen SE: Das Fehlen einer Löschfunktion in der Archivlösung der Gesellschaft führte zu einer Strafe von 14,5 Millionen Euro.
Mit ILM auf der sicheren Seite
Mit dem Konzept SAP ILM verfolgt SAP das Ziel, Dokumente und Informationen über den gesamten Lebenszyklus hinweg komfortabel zu managen und somit unter anderem Compliance-Verstöße bei der Archivierung zu vermeiden. SAP ILM umfasst zahlreiche Funktionen, die für ein modernes Datenmanagement nötig sind, und somit auch das Archivieren, Sperren und Löschen von Daten.
Allerdings laufen diese Funktionen nicht vollständig innerhalb der SAP-Anwendung ab. Stattdessen ist die Anbindung eines Archivs von Nöten, das in der Lage ist, Aufbewahrungs-, Sperr- oder Löschfristen abzubilden. Dabei muss es sich um einen WebDAV-basierten Speicher handeln. WebDav bezeichnet ein Netzwerkprotokoll, das regelt, wie Daten im Internet zur Verfügung gestellt werden. Ein entsprechender Speicher ermöglicht die Synchronisation der Daten und eine Versionskontrolle.
Als genau dieser WebDAV-basierte Speicher fungiert bei SAP ILM der nscale ERP Connector 7.15 for SAP ILM. Mithilfe der Schnittstelle können Daten revisionssicher archiviert werden. Dabei werden sie mit den entsprechenden Aufbewahrungsfristen oder Sperrkennzeichen versehen. Letztere ermöglichen nach dem Legal-Hold-Prinzip die Aufbewahrung von Daten über die Frist hinweg, wenn die enthaltenen Informationen beispielsweise für einen noch nicht abgeschlossenen Rechtsstreit Relevanz haben. Bei Ablauf der gesetzten Aufbewahrungsfristen können die Daten automatisiert gelöscht oder gesperrt werden.
Prüfung nach dem neuen Szenario S/4-BC-ILM 1.0
Im Zuge der Rezertifizierung des nscale ERP Connector 7.15 for SAP ILM durch SAP wurde das Ceyoniq-Produkt nach dem neuen Szenario S/4-BC-ILM geprüft. Dieses sieht die Verwendung eines S/4 HANA Systems auf Basis einer On-Premise-Installation vor. Das Ergebnis: Auch als Schnittstelle für die neue Software-Generation von SAP eignet sich der nscale ERP Connector 7.15 for SAP ILM.
Mit SAP ILM und der Ceyoniq-Schnittstelle in Kombination ist es darüber hinaus möglich, SAP-Altsysteme abzuschalten und so die Kosten für deren Betrieb einzusparen. Die in den bisherigen Systemen gespeicherten Daten und Dokumente müssen dafür bis zum Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist in einem Retention Warehouse SAP-System verfügbar gehalten werden. Hier können die Daten unabhängig von ihrem Entstehungsdatum ausgewertet werden, da über Extraktionsservices auch die Meta-Informationen mit übertragen und archiviert werden. Damit ist eine einwandfreie Auswertung auch nach der Stilllegung eines Altsystems sichergestellt und die Compliance-Vorgaben können eingehalten werden.
Die Funktionen des nscale ERP Connector 7.15 for SAP ILM im Überblick:
- unterstützt die Verwaltung produktiver und archivierter Daten
- garantiert die Unveränderbarkeit der Daten
- ermöglicht fristgerechtes Löschen
- archiviert Daten auf einem ILM-zertifizierten WebDAV-Server
- ermöglicht die Stilllegung von SAP-Altsystemen
Whitepaper: SAP S/4HANA trifft ECM
Ceyoniq-Lösungen für SAP-Anwender
Der nscale ERP Connector 7.15 for SAP ILM ist nicht das einzige Produkt der Ceyoniq Technology, von dem SAP-Anwender profitieren können. Ebenso können Aktenlösungen auf Basis von nscale in SAP integriert werden. Damit können alle Daten und Dokumente aus der SAP-Software verwaltet und konform zu Compliance-Anforderungen sowie prozessorientiert abgelegt werden.
Durch die Integration dieser Lösungen in SAP ist ein wechselseitiger Zugriff möglich. Somit kann aus nscale heraus problemlos auf SAP-Transaktionen zugegriffen werden. Umgekehrt kann von SAP jegliches Dokument in nscale aufgerufen werden. Somit ergänzt die Ceyoniq-Lösung SAP um eine Aktenlösung, die echten Mehrwert bietet.
