Bielefeld, 02.08.2022 – Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Archivierung erfüllt: Das EIM-System (Enterprise Information Management) nscale der Ceyoniq Technology GmbH ist nach IDW PS 880 testiert. Die Bielefelder Software-Hersteller haben ihre EIM-Plattform erfolgreich von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft testen lassen.
Mit dem Nachweis können Anwender die revisionssichere Archivierung u. a. nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) belegen. Dieses Testat ist für jeden Ceyoniq-Kunden ein wichtiger Baustein für die eigene Verfahrensdokumentation, wie Michele Barbato, Abteilungsleiter Produktmanagement des Bielefelder Software-Herstellers, betont.
Bei jeder Steuer- oder Betriebsprüfung müssen Unternehmer damit rechnen, dass sie nach einer Verfahrensdokumentation gefragt werden. Neben den Informationen zu den Buchhaltungsprozessen muss auch dargestellt werden, wie die digitale Archivierung erfolgt.
Der Hintergrund: Seit der Einführung der GDPdU im Jahre 2014 und mit der Aktualisierung durch die GoBD im Jahre 2019 müssen digitale Dokumente auch digital archiviert werden. Damit ist ein digitales Archiv ein Muss für jeden Unternehmer.
Wertvoller Nachweis bei der Betriebsprüfung
Die Verfahrensdokumentation ist somit vorgeschrieben und ein zentraler Baustein der Compliance-konformen Buchführung. Es genügt nicht, Geschäftsvorfälle in der Buchhaltungssoftware lediglich zu buchen und die Belege an einem beliebigen Ort zu speichern. Jedes Unternehmen muss den gesamten Prozess vom Eingang über die gesamte Bearbeitung bis hin zur Ablage und Archivierung auch vollständig, nachvollziehbar und nachprüfbar dokumentieren. Nur dann hat die Buchführung aus Sicht der Finanzverwaltung Beweiskraft und ist nachvollziehbar. Daher ist die revisionssichere Archivierung nach GoBD unbedingt zu beachten und das Testat ein wichtiger Dokumentationsbestandteil für jeden nscale Anwender.
„Voraussetzung ist jedoch die sachgerechte Nutzung der Lösung“, erklärt Michele Barbato. „Es wäre unseriös, zu behaupten, dass ein Softwareprodukt die geforderte Revisionssicherheit garantiert.“ Schließlich könnten anwenderseitige Fehler im Umgang mit der Software nie vollends ausgeschlossen werden, auch wenn nscale dieses Risiko durch seine intuitive Handhabung minimiere.
Bei der Testierung wurden die Funktionen von nscale im Rahmen einer Checkliste des IDW (Institut der Wirtschaftsprüfer) detailliert untersucht. Nach der erfolgreichen Prüfung erhielt die Ceyoniq das Testat, welches Kunden bei Bedarf ab sofort im Downloadportal der Ceyoniq herunterladen können.
