Moderner, effizienter – bürgerfreundlicher
Als sich die Stadt Bielefeld 2017 dazu entschloss, ihre Stadtverwaltung und Behörden-internen Abläufe zu digitalisieren, war vielen Beteiligten noch nicht klar, welche Auswirkungen das Megaprojekt für ihre Arbeit haben würde.
Geplant war eine E-Akte für alle Behörden und Organisationseinheiten, die den gesamten akteninternen Verkehr und die analoge Post ersetzen sollte. Die Ausschreibung umfasste daher die komplette Stadtverwaltung, für die ämterübergreifend ein Dokumenten-Management-System (DMS) aufgebaut werden sollte. Ziel war es, nscale eGov sowohl für die elektronische Aktenführung als auch als zentrale Informationsplattform innerhalb der Verwaltung zu nutzen. Die E-Akten werden dazu in digitalen Aktenschränken vorgehalten, an denen je nach Erfordernis auch mehrere Organisationseinheiten berechtigt werden können.
2020 erfolgte eine Neuausrichtung des Projekts
Nach Beginn der Einführung der E-Akte im Jahr 2017 und einer Pilotphase, die bis 2020 dauerte, wurde die Herangehensweise auf den Prüfstand gestellt. „Man hat bei einigen Piloten mit der Absicht begonnen, für diese Bereiche ein DMS aufzubauen, das gleichzeitig eine individuelle und für jeden Bereich spezifische Oberfläche bietet. Zusätzlich sollten die verfügbaren Fachverfahren über Schnittstellen eingebunden werden“, erinnert sich Peter Sawatzky, Projektleiter DMS-Einführung in der Stadtverwaltung Bielefeld. „Das hat sich dann als nicht besonders förderlich auf das Gesamtprojekt erwiesen, da punktuell zu viel Zeit und Ressourcen investiert werden mussten.“
Um den Rollout gerade auch im Zuge von Corona zu beschleunigen, wurde daher die Anbindung von Fachverfahren zugunsten einer schnelleren Breiten-Verfügbarkeit der E-Akte zurückgestellt. Schließlich gestaltete sich die Einführung von Homeoffice bei gleichzeitigem Arbeiten mit analogen Akten als extrem kompliziert. „Wir stellten den Bereichen, die an der Einführung ein besonderes Interesse hatten, so schnell wie möglich eine Ablagestruktur zur Verfügung. So konnten die Kolleginnen und Kollegen überhaupt erst einmal anfangen, digitale Akten zu führen“, erklärt Sawatzky.
Ämter stellen inzwischen selbst Projektwünsche
Bei der Stadt Bielefeld wird die E-Akte als „einheitliche Akte“ mit einer breiten Auswahl an Möglichkeiten der Verstichwortung angeboten. Damit können alle Organisationseinheiten eine jeweils für sich geeignete Art der Kennzeichnung abgelegter Objekte realisieren. Inzwischen kommen auch immer mehr Ämter mit eigenen Projektwünschen auf das Team zu, dass aus fünf Projektmanagerinnen und -managern und fünf IT-Spezialisten besteht. Diese erarbeiten zusätzlich auch Konzepte für weitere stadtweite Nutzungsmöglichkeiten.
Insgesamt wurden bisher Projekte in 23 Ämtern und Betrieben in den Produktivbetrieb überführt.
Auch Ämter wie das Gesundheits- oder das Bauamt werden in parallelen Teilprojekten in nscale eGov überführt. Die leistungsstarke Informationsplattform unterstützt die Behördenmitarbeiter dabei, Dokumente und Informationen sicher und effizient zu verwalten und Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Zudem lässt sich die Lösung dank ihrer Schnittstellenstärke problemlos in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren.
Vorteil E-Akte in der öffentlichen Verwaltung
„Auch wenn in die Einführung der E-Akte anfangs einiges an Zeit investiert werden musste, um effektive Prozesse zu etablieren, so überwogen doch sehr bald die Vorteile“, sagt Sawatzky.
Er erinnert an die damalige Situation, bevor „fünf Kilometer“ Hausakten digitalisiert worden sind: „Wollte eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter, beispielweise aus dem Vermessungsamt eine Akte des Bauamtes einsehen, so konnte diese per Mail bestellt werden und die Original-Akte wurde auf dem internen Postweg verschickt. Alternativ konnte man persönlich in das Archiv kommen, musste eine Laufkarte ausfüllen, und bekam die Original-Akte ausgehändigt. Der Mitarbeiter des Hausaktenarchivs musste hierfür ein Ausleih-Verzeichnis führen, in dem die Akten ausgetragen wurden und die Rückgabe wieder vermerkt wurde.“
Durch das Ausleihen der Original-Akten war der sofortige Zugriff auf die Akten im Bauamt nicht mehr sichergestellt. Die Akten mussten erst wieder angefordert und zurückgebracht werden. Digitale Akten ermöglichen einen schnellen Zugriff auf Informationen, wodurch Arbeitsprozesse beschleunigt werden.
Medienbruchfreie Prozesse
Diese Workflows ersetzen manuelle Prozesse und da alle relevanten Daten plötzlich zentral verfügbar waren, wurde zudem die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen verbessert und die Transparenz erhöht. Die Integration der E-Akte in bestehende Fachverfahren ermöglicht zusätzlich einen medienbruchfreien Informationsfluss.
Inzwischen können in Bielefeld mehrere Mitarbeitende parallel auf dieselben digitalen Akten zugreifen, was die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen deutlich erleichtert. Dabei kann der Status einer Akte im Geschäftsgang eingesehen werden. Das beschleunigt Entscheidungen und verbessert die Dienstleistung gegenüber den Bürgern und Bürgerinnen.
Neben den verbesserten Arbeitsprozessen führte die Einführung der E-Akte auch zu Kosteneinsparungen und zu einem umweltfreundlicheren Arbeiten. Durch die Digitalisierung wurde der Papierverbrauch deutlich reduziert und die Lagerkosten potenziell minimiert. Weiterhin werden gesetzliche Vorgaben eingehalten, wie beispielsweise die BSI-Richtlinien TR-RESISCAN und TR-ESOR und führt so zu mehr Rechtssicherheit. Indem Zugriffsrechte individuell festgelegt und überwacht werden, sodass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können, gewährleitet die E-Akte auch einen besseren Schutz von sensiblen Daten.
Eine perfekte Symbiose: E-Akte und digitaler Geschäftsvorgang
Parallel zur Einführung der E-Akte wurden digitale Workflows etabliert, die den gesamten Ablauf eines Verwaltungsvorgangs elektronisch abbilden.
Der digitale Geschäftsgang ist dabei ein zentraler Bestandteil. Er beschreibt den Weg, den ein Dokument oder eine Akte innerhalb einer Organisation durchläuft, um bearbeitet, geprüft oder genehmigt zu werden. Die Nutzung des digitalen Geschäftsgangs als Werkzeug für interne Unterschriften und Kooperationen erübrigt physische Wege, auch zwischen Dienststellen in unterschiedlichen Gebäuden. Die Laufwege können individuell konfiguriert werden und sind während des gesamten Verlaufs dynamisch anpassbar. Dabei wird die Zeichnungshistorie revisionssicher am Objekt des Geschäftsgangs dokumentiert. Wiederkehrende Abläufe lassen sich sowohl für Einzelne als auch größere Gruppen reproduzierbar abspeichern.
Die Nutzung des Geschäftsgangs ist ein zentrales Argument bei der Verbreitung der E-Akte. Im Jahr 2024 wurde dieser in rund 6.800 Fällen genutzt. In 2025 wurde der Geschäftsgang bis zum 20.10.2025 bereits in 8.200 Fällen eingesetzt. Durch den digitalen Geschäftsgang hat die Bielefelder Verwaltung nicht nur ihre Effizienz gesteigert, sondern auch die Transparenz und Qualität der Verwaltungsarbeit verbessert. Prozesse wurden beschleunigt und das Aufkommen analoger Post reduziert.
Mittlerweile sind alle Leitungskräfte der Stadt Bielefeld mit einem eigenen Aktenschrank in nscale eGov ausgestattet, so dass auf dieser Ebene die Voraussetzungen für eine Zusammenarbeit unter Nutzung des Geschäftsgangs innerhalb der gesamten Stadtverwaltung geschaffen sind.
Schritt für Schritt zur digitalen Stadtverwaltung
Durch die Digitalisierung der Aktenführung wurde die Verwaltung in Bielefeld insgesamt moderner, effizienter, bürgerfreundlicher und nicht zuletzt umweltfreundlicher gestaltet. Inzwischen nutzen mehr als 2.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus 46 Organisationseinheiten der Stadtverwaltung Bielefeld die elektronische Aktenlösung nscale eGov, um Geschäftsgänge effizient und rein digital zu bearbeiten. Inzwischen werden dort über 1,3 Million E-Akten, 1,67 Mio. eVorgänge und 15,8 Mio. Dokumente in 670 digitalen Aktenschränken verwahrt. Ein Erfolgsmodell, dass gemeinsam mit nscale eGov geschaffen wurde.
Bis Ende 2026 will Sawatzky mit seinem Team die eAkte in der gesamten Stadtverwaltung eingeführt haben. Und er hat noch weitere Pläne: „Mit unserem Wissenszuwachs können wir jetzt auch Vorschläge machen, wie man an manchen Stellen die bisherigen Strukturen verändern kann. Da ist noch viel Potenzial, was wir verschlanken und vereinheitlichen können.“