Elektronische Signatur

Elektronische Signatur – Dokumente digital und rechtssicher unterzeichnen

Muss ein Dokument dafür ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und anschließend wieder digital abgelegt werden, entsteht ein unnötiger Medienbruch. Die elektronische Signatur setzt genau hier an. Sie ermöglicht es, Dokumente vollständig digital zu unterzeichnen und je nach Signaturart auch hohe Anforderungen an Identität, Integrität und Rechtssicherheit zu erfüllen. Dadurch lassen sich Unterzeichnungsprozesse beschleunigen und unabhängig von Ort und Papier durchführen. Besonders sinnvoll wird die elektronische Signatur, wenn sie nicht als isolierte Anwendung betrachtet, sondern direkt in bestehende Dokumenten- und Geschäftsprozesse eingebunden wird.

Elektronische Signatur und digitale Signatur im Vergleich

Die Begriffe elektronische und digitale Signatur werden häufig synonym verwendet, bezeichnen aber nicht exakt dasselbe. Die elektronische Signatur ist ein rechtlicher Begriff. Nach der europäischen eIDAS-Verordnung umfasst sie elektronische Daten, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die ein Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet. Die digitale Signatur bezeichnet dagegen das technische Verfahren, mit dem insbesondere fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen abgesichert werden. Dabei kommen kryptografische Verfahren zum Einsatz, die helfen, den Unterzeichner zuzuordnen und nachträgliche Veränderungen am Dokument erkennbar zu machen.

Die drei Stufen der elektronischen Signatur

Die eIDAS-Verordnung unterscheidet verschiedene Sicherheits- und Vertrauensniveaus. In der Praxis werden drei Stufen betrachtet: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur.  Die einfache elektronische Signatur (EES) stellt die niedrigste Stufe dar. Dazu können beispielsweise ein eingescannter Namenszug oder andere elektronische Formen der Zustimmung gehören. Sie eignet sich vor allem für Vorgänge mit geringem Risiko und ohne besondere gesetzliche Formvorgaben.  Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) erfüllt höhere Anforderungen. Sie muss eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet sein, dessen Identifizierung ermöglichen, unter seiner Kontrolle erstellt werden und Veränderungen an den signierten Daten nachträglich erkennen lassen.  Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) erfüllt zusätzlich besondere Anforderungen an Zertifikat und Signaturerstellung. Sie wird auf Basis eines qualifizierten Zertifikats erstellt und besitzt innerhalb der EU grundsätzlich die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.  Welche Stufe erforderlich ist, hängt deshalb nicht allein von der technischen Machbarkeit ab, sondern vor allem vom jeweiligen Prozess, seinem Risiko und möglichen gesetzlichen Formvorschriften.

Funktionsweise der elektronischen Signatur

Bei kryptografisch abgesicherten Signaturen wird vereinfacht gesagt ein eindeutiger digitaler Prüfwert des Dokuments erzeugt und mit einem dem Unterzeichner zugeordneten Signaturschlüssel verknüpft. Bei der späteren Prüfung lässt sich feststellen, ob die Signatur zum angegebenen Unterzeichner gehört und ob das Dokument seit der Signierung verändert wurde. Auf diese Weise werden insbesondere Authentizität und Integrität unterstützt. Für Anwender muss dieser technische Vorgang im Alltag nicht sichtbar sein. Entscheidend ist vielmehr, dass das Dokument innerhalb des jeweiligen Prozesses zur Unterschrift bereitgestellt, signiert und anschließend nachvollziehbar weiterverarbeitet oder archiviert werden kann.

Das elektronische Siegel

Während die elektronische Signatur einer natürlichen Person zugeordnet ist, dient das elektronische Siegel vor allem juristischen Personen – beispielsweise Unternehmen oder Behörden. Es kann dabei helfen nachzuweisen, dass ein elektronisches Dokument von einer bestimmten Organisation stammt und seit seiner Ausstellung nicht verändert wurde. Auch für elektronische Siegel kennt die eIDAS-Verordnung unterschiedliche Vertrauensniveaus. Bei einem qualifizierten elektronischen Siegel gilt eine Vermutung für die Integrität der Daten und die Richtigkeit ihrer Herkunft. Damit eignet sich das Siegel insbesondere für automatisierte Prozesse, in denen Dokumente einer Organisation zugeordnet werden sollen, ohne dass eine bestimmte natürliche Person jedes einzelne Dokument unterschreibt.

Rechtswirkung der elektronischen Signatur

Eine elektronische Signatur darf nach eIDAS nicht allein deshalb ihre Rechtswirkung oder ihre Zulässigkeit als Beweismittel verlieren, weil sie elektronisch vorliegt. Die konkrete Beweiskraft und die Frage, ob eine gesetzliche Formvorschrift erfüllt wird, hängen jedoch von der Signaturart und vom jeweiligen Rechtsgeschäft ab. Besondere Bedeutung hat die QES: Soll eine gesetzlich vorgeschriebene Schriftform nach deutschem Zivilrecht durch die elektronische Form ersetzt werden, verlangt § 126a BGB grundsätzlich eine qualifizierte elektronische Signatur. Auch im Verwaltungsrecht kann eine angeordnete Schriftform unter bestimmten Voraussetzungen elektronisch durch eine QES ersetzt werden.

Grenzen der elektronischen Signatur

Nicht jede elektronische Signatur eignet sich automatisch für jeden Vorgang. Eine einfache Signatur kann für alltägliche Prozesse ausreichend sein, bietet bei strittiger Identität jedoch weniger Sicherheit als eine fortgeschrittene oder qualifizierte Variante. Zudem lässt sich nicht jede gesetzlich vorgeschriebene Form durch eine elektronische Signatur ersetzen. Für bestimmte Rechtsgeschäfte schließt das Gesetz die elektronische Form ausdrücklich aus. Auch eine QES ersetzt beispielsweise keine erforderliche notarielle Beurkundung. Deshalb sollten Organisationen vor der Digitalisierung eines Unterschriftenprozesses klären, welche Formvorgaben für den konkreten Anwendungsfall gelten.

Einsatzbereiche der elektronischen Signatur

Elektronische Signaturen können überall dort sinnvoll sein, wo Dokumente freigegeben, bestätigt oder rechtsverbindlich unterzeichnet werden. Typische Beispiele sind Verträge und Vereinbarungen, Angebote, Anträge, Protokolle, interne Genehmigungen oder Service-Level-Agreements. Entsprechend breit ist das Einsatzspektrum – von Industrie und Gesundheitswesen über Banken und Versicherungen bis zu Behörden und öffentlichen Verwaltungen. Der praktische Nutzen liegt dabei vor allem in kürzeren Durchlaufzeiten. Dokumente müssen nicht ausgedruckt und verschickt werden, Unterzeichnende können standortunabhängig eingebunden werden und der Bearbeitungsstatus bleibt innerhalb eines digitalen Prozesses nachvollziehbar.

Integration der elektronischen Signatur in ein DMS

Besonders wirkungsvoll ist die elektronische Signatur, wenn sie direkt in ein Dokumentenmanagementsystem integriert ist. Dann muss ein Dokument nicht aus dem System exportiert, in einer separaten Anwendung unterschrieben und anschließend wieder manuell abgelegt werden. Der gesamte Ablauf kann innerhalb eines durchgängigen Workflows erfolgen. Das DMS stellt beispielsweise einen Vertrag zur Prüfung bereit und leitet ihn an die vorgesehenen Unterzeichner weiter. Anschließend übernimmt sie die signierte Version wieder in den passenden Dokumentkontext. Versionen, Berechtigungen und Bearbeitungsschritte bleiben dabei nachvollziehbar. Damit ergänzt die elektronische Signatur zentrale Funktionen eines modernen DMS: Dokumente werden nicht nur verwaltet, sondern unmittelbar mit den dazugehörigen Geschäftsprozessen verbunden.

Die elektronische Signatur im Rahmen der E-Rechnung

Auch bei elektronischen Rechnungen können Signaturen oder Siegel eine Rolle spielen. Eine elektronische Signatur ist für eine E-Rechnung in Deutschland jedoch nicht grundsätzlich vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass unter anderem die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet werden. Eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein qualifiziertes elektronisches Siegel kann hierfür eingesetzt werden; alternativ sind auch andere Verfahren beziehungsweise innerbetriebliche Kontrollverfahren möglich. Die elektronische Signatur ist damit kein zwingender Bestandteil der E-Rechnung, kann aber ein Baustein sein, um Herkunft und Integrität elektronischer Dokumente verlässlich nachzuweisen. Für durchgängige Rechnungsprozesse kommt es deshalb vor allem auf das Zusammenspiel von strukturierten Rechnungsdaten, sicherer Übertragung, Prüfung, Verarbeitung und Archivierung an.