Ceyoniq erweitert seine Informationsplattform um KI-gestützte Prozessschritte, integrierte Arbeitsoberflächen und neue Funktionen für E-Rechnungen und Archivierung
Bielefeld, 06.10.2026 – Ceyoniq veröffentlicht das neue Update seines Dokumentenmanagementsystems (DMS) nscale und entwickelt die Plattform in mehreren Bereichen weiter: Behörden und Unternehmen profitieren von Prozessautomatisierung mit KI-gestützter Dokumentenanalyse, vertrauten Arbeitsoberflächen und einer Informationsverwaltung über den gesamten Dokumentenlebenszyklus hinweg. So können Organisationen einzelne Abläufe gezielt modernisieren, ohne ihre komplette Systemlandschaft auf einmal umstellen zu müssen.
„Im Mittelpunkt steht für uns immer die Frage, wie digitale Abläufe schneller, durchgängiger und komfortabler werden“, so Thomas Schiffmann, Abteilungsleiter Produktmanagement bei der Ceyoniq Technology GmbH. „Das Update ermöglicht eine Modernisierung, ohne bestehende Arbeitsweisen unnötig zu verändern.“
KI unterstützt direkt im Prozess
Eine zentrale Neuerung von nscale 10.3 ist die Möglichkeit innerhalb eines Prozesses in der nscale Process Automation Plattform (PAP) ein KI-Modell einzusetzen. Dadurch wird Künstliche Intelligenz vom separaten Werkzeug zum Bestandteil eines definierten Arbeitsablaufs.
Eingehende Dokumente lassen sich beispielsweise automatisch auf Basis des Inhaltes um weitere Informationen anreichern und klassifizieren: Das System erkennt etwa, ob es sich bei dem Schreiben um eine Rechnung, eine Lieferanten-Antwort, ein NDA oder ein Kündigungsschreiben handelt und stellt relevante Informationen für die weitere Verarbeitung zur Verfügung. Oder: Vertragsinhalte können gegen einen vorgegebenen Standard abgeglichen und auf Abweichungen überprüft werden. Die Ergebnisse werden jeweils zusammengefasst und der zuständigen Person zur Freigabe vorgelegt. Das reduziert den Aufwand für die erste Sichtung, beschleunigt die Weiterverarbeitung und schafft eine einheitliche Grundlage für Entscheidungen. Die Verantwortung bleibt beim Menschen, während die KI vorbereitende Aufgaben übernimmt.
„Mit nscale 10.3 wird Künstliche Intelligenz zu einem direkt nutzbaren Bestandteil der Prozessmodellierung. Unternehmen können KI dort einsetzen, wo sie konkrete Arbeitsschritte unterstützt“, sagt Schiffmann.
Auch die Prozessmodellierung wird komfortabler. Prozessentwürfe können gespeichert und jederzeit weiterbearbeitet werden, Benutzeroberflächen können mit vorgefertigten Workflow-Schaltflächen gestaltet werden und Pflichtangaben werden zuverlässig vor dem nächsten Prozessschritt abgefragt. Der Fokus liegt damit auf einer Kombination aus Automatisierung und kontrollierter menschlicher Entscheidung.
Arbeiten in vertrauten Oberflächen
nscale 10.3 erweitert die Möglichkeiten für integrierte Dokumentenarbeit. Dafür hat Ceyoniq hat die Integration mit Microsoft Teams komplett neu gedacht: Dokumente aus Teams-Kanälen können jetzt direkt in nscale abgelegt und geöffnet werden.
Für die Nutzer von Microsoft SharePoint bleibt die vertraute Arbeitsoberfläche: Anwenderinnen und Anwender bearbeiten ihre Dokumente wie gewohnt, während nscale im Hintergrund für deren automatische, revisionssichere Archivierung sorgt. So wird die Zusammenarbeit in SharePoint mit einer verlässlichen Dokumentenverwaltung verbunden. Für die tägliche Arbeit bedeutet das weniger Medienbrüche, kürzere Wege und einen geringeren Schulungsaufwand. Dokumente und Prozesse müssen nicht manuell zwischen verschiedenen Anwendungen übertragen werden.
Auch die technische Grundlage für integrierte Dokumentenprozesse wird ausgebaut. Der CMIS-Connector unterstützt künftig mehrere Content-Repositories pro Bereich. Inhalte lassen sich dadurch sauberer logisch trennen und gezielter verwalten. Für SAP-Umgebungen wird außerdem die Migration von ArchiveLink zu CMIS unterstützt. Diese kann automatisiert, nachvollziehbar und von SAP gesteuert erfolgen.
„Unsere Nutzerinnen und Nutzer sollen in der Oberfläche arbeiten, in der Sie sich am wohlsten fühlen. Wir verbinden vertraute Arbeitsweisen mit den Funktionen einer zentralen Informationsplattform“, ergänzt Schiffmann.
Webzugriff und E-Rechnungen weiterentwickelt
Mit dem Update stehen nun alle Funktionen für nscale Invoice Management (IM) als vollständige Weblösung zur Verfügung. Die optimierte Benutzerführung unterstützt auch Safari und die Nutzung auf dem iPad. Schnellfilter und weitere Verbesserungen erleichtern die tägliche Bearbeitung von Rechnungen. Auch nscale eHub wird funktional erweitert und bietet eine Benutzeroberfläche zur Nachverfolgung versendeter E-Rechnungen.
Dokumente über den gesamten Lebenszyklus verwalten
Die Neuerungen in nscale 10.3 reichen über einzelne Prozessschritte hinaus. Funktionen für die mandantenübergreifende Erkennung und Ablage geänderter Dokumente unterstützen eine konsistente Informationsverwaltung. Hinzu kommen Funktionen für die terminierte Aussonderung signierter Dokumente und beweiswerthaltiger Inhalte aus TR-ESOR-Archiven.
Damit lassen sich Dokumente nicht nur klassifizieren, bearbeiten und weiterleiten, sondern über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten – vom Eingang über die Bearbeitung und Archivierung bis zur regelkonformen Aussonderung.
nscale 10.3 verbindet damit mehrere Anforderungen moderner Dokumentenlandschaften: mehr Automatisierung, eine möglichst reibungslose Nutzung, offene Integrationen und langfristige Informationssicherheit. Unternehmen und Behörden können die Plattform dort erweitern, wo der konkrete Nutzen am größten ist, und ihre digitalen Prozesse schrittweise weiterentwickeln.