Nichts geht heutzutage mehr ohne KI. Diese Erkenntnis ist auch für uns nicht neu, weshalb in nscale 10 bereits eine sehr leistungsfähige KI zum Einsatz kommt. Dabei wird die Abhängigkeit von KI und besonders von den sogenannten „Large Language Models“ (LLMs) in 2026 noch viel umfassender, so dass wir dies als ersten großen Trend für das kommende Jahr identifiziert haben.
Künstliche Intelligenz im Dokumentenmanagement
KI verändert zunehmend den Umgang mit geschäftlichen Informationen, besonders im Dokumentenmanagement. Wo bisher noch häufig manuelle Suche, lange Lesezeiten und aufwendige Strukturierungsarbeit notwendig waren, unterstützen heute schon intelligente Systeme auf Basis von LLMs die AnwenderInnen dabei, Inhalte schneller zu erfassen und Wissen unmittelbar nutzbar zu machen. Dies sorgt für effizientere interne Abläufe und Mitarbeitende, die mehr Zeit für Aufgaben mit echtem Mehrwert haben.
Genau an diesen Punkten setzt auch nscale AI seit der Version 10.1 an. So lassen sich Dokumente in unterschiedlichen Längen zusammenfassen und Nutzer können direkt innerhalb des Dokuments Fragen stellen („Chat with your document“). Dabei greifen beide Funktionen auf verlässliche Quellen und Referenzen zurück und schaffen somit eine transparente Entscheidungsgrundlage. Operativ enorm wichtig ist außerdem das sogenannte AI Meter, das eine Steuerung, Abrechnung und Buchung der Nutzung ermöglicht.
Aktuell erfolgt der Übergang von der Pilotphase in den produktiven Betrieb. Und durch die Bereitstellung als cloudbasierter KI-Dienst – Made in Germany und vollständig in Deutschland gehostet – bleibt das System komplett flexibel skalierbar und jederzeit aktuell, so dass Unternehmen ganz ohne eigenen Infrastrukturaufwand sowohl von den vorhandenen als auch den kommenden Funktionen profitieren können.
Die E-Rechnung ist gekommen, um zu bleiben
Unser nächster großer Trend ist das Thema der elektronischen Rechnung. Diese wurde im B2B-Umfeld 2025 verpflichtend eingeführt und beschleunigt den digitalen Wandel in der Finanzverwaltung. Unternehmen müssen sich nicht nur mit der Erstellung und dem Versand digitaler Belege befassen, sondern auch mit strukturierten Formaten, automatisierten Prüfprozessen und einer revisionssicheren Ablage. Auch wenn dies anfangs für Unmut sorgte, wird langsam spürbar wie der manuelle Aufwand sinkt, Fehlerquellen werden reduziert und betriebliche Abläufe werden transparenter.
nscale unterstützt seit diesem Jahr auch zentrale E-Rechnungsformate wie xRechnung und ZUGPFeRD und ermöglicht den gesetzeskonformen Empfang elektronischer Rechnungen. Für den Versand von e-Rechnungen gelten noch gestaffelte Fristen ab 2027 beziehungsweise 2028. Auch ohne weiterführendes Fachwissen bleiben Rechnungen lesbar, denn dafür bietet nscale eine Ersatzdarstellung über seine Plattform. Die Lösung übernimmt auch die Validierung der eingehenden Daten. Über eine Portalanbindung ist außerdem, realisiert durch den nscale eHub, ein Rechnungsaustausch über das Peppol-Netzwerk möglich. Dort können Rechnungen ein- und ausgehend konvertiert und mit nachvollziehbarem sowie gesichertem Transport übermittelt werden. Mit Blick auf die voraussichtlich ab 2030 geltende vollständige Pflicht zur elektronischen Abwicklung schafft nscale somit frühzeitig einen tragfähigen Rahmen für einen reibungslosen Übergang.
Identität wird digital
Die digitale Identität als unser dritter großer Trend für 2026 gewinnt in Europa rasant an Bedeutung. Immer mehr Verwaltungsprozesse und Geschäftsmodelle finden vollständig online statt. Neben klassischen Ausweisdaten werden künftig auch Nachweise wie der digitale Führerschein oder Fahrzeugschein direkt auf dem Smartphone verfügbar sein. Dadurch entfällt die Abhängigkeit von physischen Dokumenten und die Prüfung von Berechtigungen oder Identitäten kann schneller und sicherer erfolgen. Damit steigt nicht nur der Komfort für Bürgerinnen und Bürger, auch Unternehmen und Behörden profitieren von automatisierten Abläufen und einem höheren Vertrauensniveau.
Vor diesem Hintergrund nimmt das European Digital Identity Wallet (EUDI-Wallet) eine zentrale Rolle ein. Es handelt sich um eine persönliche digitale Brieftasche, mit der sich Nutzerinnen und Nutzer innerhalb der EU ausweisen und Verträge rechtsgültig unterzeichnen können. Das Wallet wird von der Europäischen Union eingeführt, ist Teil der überarbeiteten eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services) und soll bis 2026 in allen Mitgliedsstaaten verfügbar sein. Ziel ist, damit den Zugang zu digitalen Diensten deutlich zu vereinfachen und gleichzeitig die Sicherheit zu erhöhen. Auf dieser Basis erweitert nscale ebenfalls seine Funktionen schrittweise. In Version 10.2 (voraussichtlich verfügbar ab April 2026) wird die Integration von DocuSign erfolgen, gefolgt von der Einbindung des Intarsys Vertrauensdienstes und der Anbindung an die EUDI-Wallet in Version 10.3 (voraussichtlich verfügbar ab Oktober 2026). Somit lassen sich elektronische Signaturen nahtlos ausführen und Identitäten unmittelbar verifizieren, ganz ohne Medienbrüche oder zusätzliche Prüfwege. Unternehmen schaffen damit frühzeitig die Voraussetzungen für einen rechtskonformen und zukunftsfähigen Umgang mit digitalen Identitäten.
Vom digitalen Archiv zu smarten Prozessen
2026 wird das Jahr, in dem sich Dokumentenmanagement endgültig von der reinen Ablage und dem „digitalen Papier“ löst. Informationen bewegen sich schneller, prüfen sich zu großen Teilen dank KI selbst und lassen sich ohne Medienwechsel weiterverarbeiten. Unternehmen, die bei diesem Wandel nicht nur mitgehen, sondern ihn aktiv mitgestalten, gewinnen nicht nur Tempo, sondern vor allem Verlässlichkeit und Transparenz in ihren Abläufen. Gleichzeitig können sie sich gegenüber dem Wettbewerb absetzen und somit einen nachhaltigen Vorteil für die kommenden Jahre schaffen.
