Was ist BPMN?
BPMN ist eine grafische Spezifikationssprache, die auf Symbole setzt, um Workflows detailliert und übersichtlich in Diagrammform zu modellieren, zu dokumentieren, auszuführen, zu überwachen, zu analysieren und zu verbessern. Die BPMN-Prozessmodellierung wurde 2001 von Stephen A. White entwickelt und drei Jahre später von der Business Process Management Initiative (BPMI) veröffentlicht, einer Organisation für die Standardisierung von Geschäftsprozessen. Seit dem Zusammenschluss der BPMI mit der Object Management Group (OMG) verwaltet letztere das BPMN-Modell. Die aktuelle Version BPMN 2.0.1 erschien 2013.
Inzwischen hat sich BPMN als Standard für die grafische Darstellung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen etabliert. Die Spezifikationssprache für die Prozessmodellierung basiert auf der Auszeichnungssprache XML, die es erlaubt, BPMN-Diagramme zwischen verschiedenen Tools für Prozessmodellierung und -management auszutauschen.
Warum sollte Prozessmodellierung mit BPMN erfolgen?
Als Standard für Prozessmodellierung ist BPMN seit Jahren in der Praxis erprobt und kommt weltweit in Unternehmen aus den verschiedensten Branchen zum Einsatz.
Mit dem BPMN-Modell lassen sich Workflows in einem Diagramm auf eine Art und Weise erfassen, dass sie zum einen den tatsächlichen Ablauf im Geschäftsalltag grafisch abbilden und zum anderen von Prozessmanagement-Software verarbeitet werden können. Um dies zu erreichen, kommen zahlreiche Symbole zum Einsatz, die sämtliche Aktionen in einem Prozess darstellen können.
Die Prozessmodellierung durch BPMN basiert auf einem Low-Code/No-Code-Ansatz, der es auch Mitarbeitern ohne Programmierkenntnisse ermöglicht, einfache Workflows mithilfe der intuitiven Symbole grafisch zu erfassen, zu modellieren und zu verstehen. Als flexible und einfach zu erlernende Spezifikationssprache ist BPMN sowohl für die detaillierte Beschreibung einfacher als auch komplexer Prozesse – und auch für deren Ausführung in Workflow-Engines –geeignet. Dank des BPMN-Modells können Unternehmen Fehler, Schwachstellen und ineffiziente Prozessschritte identifizieren und darauf aufbauend ihre Geschäftsprozesse effizienter gestalten.
Exkurs: Transparente Entscheidungsregeln durch DMN
Eine sinnvolle Ergänzung zur BPMN-Prozessmodellierung ist die Integration von Entscheidungsregeln. Diese erfolgt mittels des offiziellen Notationsstandard DMN (Decision Model and Notation), der es ermöglicht, Entscheidungsregeln getrennt von den verknüpften Prozessen zu betrachten und sich wiederholende Entscheidungen im Geschäftsalltag transparent zu dokumentieren.
Die einzelnen Symbole eines BPMN-Modells
Die Prozessmodellierung mit BPMN erfolgt in Form von Flussdiagrammen. Die etwa 200 Symbole und Diagrammelemente lassen sich den folgenden Kategorien zuordnen:
Flussobjekte
Sie sind die Hauptelemente in einem BPMN-Modell. Zu ihnen gehören Symbole für Ereignisse (z. B. Eingang einer Bestellung), Aktivitäten (z. B. Bearbeiten einer Bestellung) und Gateways. Letztere sind von bestimmten Bedingungen abhängige Entscheidungs-Knotenpunkte, die den weiteren Verlauf eines Prozesses beeinflussen (z. B. Bearbeiten einer Bestellung eines Neu- oder Bestandskunden). Benutzer müssen die verschiedenen BPMN-Elemente in einer bestimmten Syntax sowie regelbasiert miteinander verknüpfen, um eine korrekte und ausführbare BPMN-Prozessmodellierung zu erreichen.
Die wichtigsten Flussobjekte in der BPMN-Prozessmodellierung:
Verbindungsobjekte
Die einzelnen Flussobjekte in einem Diagramm zur Prozessmodellierung werden durch verschiedene Linienformen, sogenannte Verbindungsobjekte, miteinander verknüpft. Es gibt Symbole für den Sequenzfluss, die den Ablauf eines Prozesses visualisieren, und solche für den prozessrelevanten Nachrichtenfluss, die die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens oder zwischen internen und externen Prozessbeteiligten grafisch veranschaulichen.
Die wichtigsten Verbindungsobjekte in der Prozessmodellierung mit BPMN:
Pools und Swimlanes
Pools bezeichnen bei der Prozessmodellierung mit BPMN einen Verantwortungsbereich, in dem ein Prozess abläuft. Ein Pool kann beispielsweise die im vorherigen Absatz genannte Abteilung innerhalb eines Unternehmens sein – oder das gesamte Unternehmen selbst. Eine Swimlane unterteilt einen Pool weiter in kleinere Verantwortungsbereiche, etwa die verschiedener Prozessbeteiligter innerhalb einer Abteilung.
Pools und Swimlanes werden bei der Prozessmodellierung mit BPMN folgendermaßen dargestellt:
Artefakte
Artefakte dienen in der BPMN-Prozessmodellierung dazu, zusätzliche Informationen in das Diagramm zu integrieren, die für den Workflow selbst aber nicht relevant sind. Dazu zählen beispielsweise Textannotationen, die einen Prozessschritt näher erläutern und dadurch verständlicher machen.
Die wichtigsten Artefakte in der BPMN-Prozessmodellierung:
Die praktische Anwendung von BPMN-Prozessmodellierung
BPMN-Modelle werden nicht ausschließlich in großen Konzernen eingesetzt, sondern finden ebenso im Mittelstand oder bei kleineren Unternehmen Anwendung. Sie eignen sich überall dort, wo Geschäfts‑ und Verwaltungsprozesse strukturiert, nachvollziehbar und optimierbar sein sollen, etwa in der Produktion, im Finanzwesen oder in anderen Fachbereichen. Ein typisches Beispiel ist der Angebotsfreigabeprozess, der im Folgenden anhand eines BPMN‑Diagramms detailliert dargestellt wird:
Das BPMN-Diagramm visualisiert einen Angebotsfreigabeprozess mit vier prozessbeteiligten Bereichen beziehungsweise Personen: Vertriebsinnendienst, Vertrieb, Vertriebsleitung und Geschäftsführung. Sie sind in vier Swimlanes dargestellt, die jeweils einzelne Prozessschritte beinhalten.
- Ein Mitarbeiter aus dem Vertrieb erstellt die Kalkulation für ein Angebot.
- Ein Kollege aus dem Vertriebsinnendienst überarbeitet das Angebot.
- Das überarbeitete Angebot wird an den Vertrieb zurückgespielt und dort geprüft.
- Das folgende Gateway-Symbol zeigt an, dass nun drei verschiedene Ereignisse eintreten können: das Angebot wird verworfen (und in der passenden Akte abgelegt), muss überarbeitet werden – oder es wird zur Freigabe weitergegeben.
- Auf Basis einer Entscheidungstabelle (DMN) wird der passende Freigeber auf Basis der Eingangswerte (Angebotssumme und Region) ermittelt, hier die Vertriebsleitung.
- Es folgt erneut ein Gateway-Symbol mit drei möglichen Ereignissen: der Freigeber verwirft das Angebot, er gibt es zur Überarbeitung zurück oder er erteilt die Freigabe.
- Der direkt folgende Gateway visualisiert zwei mögliche Ereignisse: Das Angebot kann entweder an den Kunden versendet (und in der passenden Akte abgelegt) werden oder es ist eine zweite Freigabe notwendig.
- In letzterem Fall wird das Angebot an die Geschäftsführung weitergeleitet, die die finale Freigabe erteilt.
- Das folgende Inklusivsymbol zeigt an, dass eine der Bedingungen erfüllt sein muss, um den nächsten Prozessschritt auszulösen; hier entweder die Freigabe durch eine oder zwei Berechtigte.
- Das Angebot wird versandt und in der passenden nscale-Akte abgelegt.
- Damit ist der Angebotsfreigabeprozess beendet, grafisch dargestellt durch das Endereignis-Symbol.
An diesem Beispiel für eine Prozessmodellierung mit BPMN werden die Vorteile der Methode ersichtlich:
- Die standardisierten Symbole visualisieren Prozesse auf einfache und anschauliche Weise.
- Mit BPMN-Prozessmodellierung können Unternehmen Prozesse abstrakt, aber auch bis ins kleinste Detail modellieren.
- Das Diagramm bietet eine transparente Übersicht über den gesamten Workflow inklusive aller Prozessschritte
- Das BPMN-Modell stellt eine gemeinsame Basis für IT-Experten und Beteiligte ohne fundierte IT-Kenntnisse bereit, die maschinenlesbar ist und von Anwendungen für das Prozessmanagement verstanden wird.
- BPMN integriert verschiedene Systeme und ermöglicht so medienbruchfreie sowie fehlerreduzierte Geschäftsprozesse.
- Die Prozessmodellierung mit BPMN bezieht verschiedene Prozessbeteiligte ein und erleichtert die abteilungs- sowie unternehmensübergreifende Zusammenarbeit.
- Die Integration von Entscheidungsregeln mittels DMN ergänzt die BPMN-Prozessmodellierung sinnvoll, indem sie wiederkehrende Entscheidungen klar vom Prozess trennt und transparent dokumentiert.
nscale Process Automation Platform (PAP): Prozessmodellierung in nscale
Mit der nscale Process Automation Platform (nscale PAP) steht für Unternehmen, die für ihr Informationsmanagement auf nscale setzen, ein leistungsstarkes Tool für die Prozessmodellierung mit BPMN zur Verfügung. Darüber hinaus fungiert die Anwendung als umfangreiche Prozessmanagement-Plattform, mit deren Hilfe Unternehmen ihre Workflows direkt in nscale nicht nur modellieren, sondern auch verwalten, optimieren und ausführen – und so die zahlreichen Potenziale automatisierter digitaler Geschäftsprozesse über alle Prozessteilnehmer heben können.
