Wer hat es sich nicht schon einmal gewünscht? Ein sehr umfangreiche Dokumentation, es ist eine ganz bestimmte Information gesucht, aber niemand weiß genau, wo in diesem Informationsdickicht sie sich befindet. Oder das Reporting der KollegInnen ist im „Fachjargon“ geschrieben und nicht so einfach zu verstehen, ohne das Glossar hinzuzuziehen, was natürlich am Ende des Dokuments anhängt. In solchen Situationen wäre es doch einfacher, direkt das jeweilige Dokument zu fragen, wo die benötigten Informationen zu finden sind. Doch das ist längst keine Zukunftsmusik mehr, sondern schon heute Realität – mit nscale. Dank integrierter Künstlicher Intelligenz können AnwenderInnen direkt mit den Dokumenten chatten und konkrete Fragen zu den Inhalten stellen – die dann kontextbezogen beantwortet werden.
Dokumentenmanagement im Wandel – von Ordnerstrukturen zu KI-Unterstützung
Die Dokumentenverwaltung hat sich in den vergangenen Jahrzehnten massiv verändert – weg von analogen Ablagen, hin zu hochdigitalisierten Prozessen. Während früher noch dicke Aktenordner und manuelle Archivierung den Büroalltag prägten, brachten die ersten echten Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) Ordnung in die Zettelwüste. Sie ermöglichen eine zentrale Speicherung, Versionierung und revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Doch im Zeitalter von Big Data und auf der Suche schnellerer und effizienterer Informationsverarbeitung stoßen die klassischen DMS teilweise an ihre Grenzen.
Glücklicherweise gibt es aber mittlerweile einen „kleinen Helfer“, der hier tatkräftig unter die Arme greift: Künstliche Intelligenz. Diese revolutioniert die Dokumentenverwaltung und geht weit über eine reine Ablage hinaus.
Warum datenschutzkonformes Chatten mit Dokumenten so wichtig für Unternehmen ist
Large Language Modelle (LLM) wie ChatGPT oder Claude können bereits aus Dokumenten automatisch Inhalte analysieren, Zusammenhänge erkennen und aktiv bei der Informationssuche unterstützen. Doch aus Datenschutzperspektive sind diese Tools absolut nicht für den Einsatz in Unternehmen zu empfehlen – besonders nicht, wenn es darum geht, vertrauliche Informationen zu verarbeiten. Laut DSGVO müssen Unternehmen eine sogenannte Datenschutz-Folgenabschätzung abgeben, sobald sie KI-Systeme einsetzen. Ansonsten drohen bei unsachgemäßer Verarbeitung Bußgelder in nicht unerheblicher Höhe.
Außerdem besteht bei LLMs immer die Gefahr, dass sensible oder personenbezogene Daten für Trainingszwecke des jeweiligen Modells herangezogen und dann innerhalb des Modells gespeichert werden. Im schlimmsten Fall werden diese Daten dann in der Folge sogar bei anderen Usern, die gar nichts mit dem ursprünglichen Unternehmen zu tun haben, für Outputs genutzt. So gelangen schnell vertrauliche Informationen in falsche Hände, was signifikante rechtliche Konsequenzen für das betreffende Unternehmen haben kann.
Gut, wenn stattdessen nscale zum Einsatz kommt. Denn nscale bietet ebenfalls eine Künstliche Intelligenz, allerdings auf Basis eines abgeschotteten LLMs, das sich ausschließlich innerhalb der Cloud-Umgebung von Ceyoniq befindet. Diese wird exklusiv in Deutschland gehostet und von einem deutschen Unternehmen betrieben, so dass nscale und die darin enthaltene KI zu 100 Prozent DSGVO-konform sind, sensible Daten geschützt sind und diese niemals für Trainingszwecke verwendet oder missbraucht werden.
So können die AnwenderInnen in einer geschützten Umgebung direkt mit den Inhalten der Dokumente interagieren und gezielt Fragen stellen. Auf diese erhalten sie präzise, kontextbasierte Antworten, ganz ohne, dass sie die Dateien selbst durchsuchen müssen. Organisationen profitieren so gleich mehrfach: Sie sparen wertvolle Zeit bei der Dokumentenprüfung, die Mitarbeitenden können sich auf andere Arbeiten fokussieren und gewährleisten gleichzeitig, dass Compliance und Datenschutz jederzeit eingehalten werden.
nscale – KI-Funktionalität sicher und effizient nutzen
Ganz ohne Medienbrüche kann innerhalb von nscale in einem Dokument gearbeitet und per Chat-Funktion direkt die KI zu Details aus dem Dokument befragt werden. Dabei werden mit Hilfe von KI-Techniken automatisch Metadaten aus den Dokumenten extrahiert und auf Basis dieser die Dokumente dann ganz ohne menschliches Zutun klassifiziert. Ein weiteres Beispiel für KI-gestütztes Dokumentenmanagement innerhalb von nscale ist die eigenständige inhaltliche Analyse. Bei dieser erstellt die Künstliche Intelligenz Zusammenfassungen von Dokumenteninhalten – sogar in anderen Sprachen als der Originalsprache des jeweiligen Dokuments.
KI-gestützte Dokumentenverwaltung mit nscale in der Praxis
Im Alltag mit nscale zeigt sich, wie vielseitig und wirkungsvoll KI-Technologien im Umgang mit Dokumenten tatsächlich sind. nscale automatisiert wiederkehrende Aufgaben, analysiert Inhalte in Echtzeit und sorgt für mehr Transparenz und Sicherheit in allen Bereichen. Die folgenden Beispiele verdeutlichen, wie KI-gestützte Dokumentenverwaltung mit nscale in den verschiedensten Unternehmensbereichen für spür- und messbare Effizienzsteigerungen sorgt:
- Vertragsmanagement: Mit nscale lassen sich Verträge automatisch prüfen, klassifizieren und zusammenfassen. Die KI erkennt relevante Klauseln, Fristen und mögliche Risiken und unterstützt so Rechtsabteilungen bei einer schnellen und sicheren Vertragsprüfung.
- Einkauf: Im Einkauf ordnet die KI Angebote und Lieferantenverträge automatisch zu, kümmert sich darum, dass Zahlungsfristen eingehalten werden, vergleicht Inhalte und sorgt für mehr Transparenz bei Ausschreibungen. So lassen sich Entscheidungen schneller und fundierter treffen und das Handling von Lieferanten läuft deutlich effizienter.
- Rechnungswesen: In der Finanzabteilung extrahiert die KI aus Rechnungen und Belegen automatisch Beträge, Zahlungsziele und Steuern. nscale beschleunigt so die Buchungsprozesse und reduziert den manuellen Aufwand deutlich.
- Compliance-Management: Im Compliance-Management sorgt nscale für DSGVO-konforme Prozesse. Auf Basis der Regeln, die durch die Dokumentenklassen definiert sind, vergibt die KI automatisch entsprechende Berechtigungen, Aufbewahrungsfristen und Löschregeln und entlastet so die Mitarbeitenden.
Zukunftssichere Dokumentenverwaltung beginnt mit KI
KI-gestütztes Dokumentenmanagement bietet Unternehmen einen klaren Effizienzvorteil: Langwierige Routinetätigkeiten wie Dokumentenprüfung, Klassifizierung und Datenextraktion werden automatisiert, was wertvolle Zeit spart und gleichzeitig das Potenzial für Fehler massiv reduziert. Außerdem ermöglicht es deutlich tiefere Einblicke selbst in umfangreichste Dokumente, unterstützt bei der Entscheidungsfindung und sorgt für eine konsistente Informationsbasis. Dabei gewährleistet die vollständige Integration in nscale und das Hosting innerhalb Deutschlands, dass selbst sensibelste Daten DSGVO-konform verwaltet werden, ohne dass Sicherheit und Datenschutz darunter leiden.
Unternehmen, die auf zukunftsfähige Lösungen wie nscale setzen, profitieren nicht nur von diesen Effizienzgewinnen, sie stärken darüber hinaus auch ihre Wettbewerbsfähigkeit und können sich gegenüber der Konkurrenz absetzen. Doch die Entwicklung bei Ceyoniq ist im Bereich KI noch längst nicht am Ende angelangt. Denn bereits in naher Zukunft wird es innerhalb von nscale eine wissensbasierte Künstliche Intelligenz geben, die nicht mehr auf Dokumenteninhalte angewiesen ist, um Fragen zu beantworten. Stattdessen kann sie – selbstverständlich unter Einhaltung sämtlicher Datenschutzvorgaben und persönlichen Rechte – auf das gesamte Wissen einer Organisation zugreifen und anhand dessen Fragen der AnwenderInnen komplett frei beantworten. So erhalten AnwenderInnen jederzeit Antworten auf all Ihre Fragen und können „einfach arbeiten“.
