Seit einem Jahr macht die Corona-Krise Unternehmen und Organisationen zu schaffen und zwingt Mitarbeiter ins Homeoffice. In der öffentlichen Verwaltung konnte und kann durch das Fehlen einer elektronischen Aktenführung oftmals keine wirksame mobile Arbeit ermöglicht werden. Die Folge: Die Bearbeitung von Anträgen verzögert sich, Leistungen für Bürger werden reduziert. Passgenaue E-Akte-Systeme wie nscale eGov von Ceyoniq bieten eine Lösung.
Die öffentliche Verwaltung war infolge der Corona-Krise im Frühjahr 2020 gezwungen, kurzerhand Arbeitsplätze im Homeoffice einzurichten. Viele Behörden waren darauf nicht gut vorbereitet. Teilweise sind Verwaltungen den veränderten Bedingungen bis heute nicht gewachsen. Viele können nach wie vor nicht auf eine elektronische Aktenführung zurückgreifen. Diese ist jedoch eine wichtige Voraussetzung für den mobilen Zugriff auf Dokumente und somit auf eine erfolgreiche Vorgangsbearbeitung.
Zugleich stehen leistungsfähige Werkzeuge seit vielen Jahren bereit: So können auf Grundlage einer zentralen digitalen Informationsplattform problemlos webbasierte Lösungen freigeschaltet werden, die es ermöglichen, wichtige Verwaltungsdienste gegenüber Bürgerinnen und Bürgern jederzeit bereitzustellen. Noch ist unklar, wann die Corona-Krise überwunden sein wird. Um die Pandemiezeit bestmöglich zu gestalten und in Zukunft besser reagieren zu können, müssen die öffentlichen Verwaltungen jetzt handeln und wichtige Entscheidungen nicht länger vor sich herschieben.
Damit entsprechende Software-Lösungen für die elektronische Aktenführung nicht nur optimal auf die die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten sind, sondern auch schnell ausgerollt und gewinnbringend eingesetzt werden können, müssen sie einige Kriterien erfüllen. Was ist dabei besonders wichtig?
Speziell auf die öffentliche Verwaltung ausgerichtet
Leistungsfähige Lösungen wie etwa nscale eGov von der Ceyoniq Technology unterstützen Verwaltungen von Beginn an bei der Einführung einer E-Akte mit Basiselementen einer E-Akte Referenzstruktur. Dazu gehört die Abbildung aller Phasen des Schriftgut-Lebenszyklus. Die Anforderungen an unterschiedliche Rollen und Berechtigungen der Anwender zur Vorgangsbearbeitung und Festlegungen zur Aussonderung werden berücksichtigt. Verwaltungen erhalten beim Aufbau von E-Akte-Standards die für die Mitarbeiter wichtigen rechtebezogenen und verwaltungsweiten Zugänge zu Akten, Vorgängen und Dokumenten. So wird Personalaufwand reduziert und viel Zeit eingespart.
Moderne E-Akte Systeme sind darüber hinaus konform zur Referenzarchitektur „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“ (OkeVa). Diese gilt für Bundesverwaltungen sowie Kommunale Verwaltungen. Damit sind beispielsweise Schnittstellen gegeben, wie sie in der öffentlichen Verwaltung in der Regel gebraucht werden. Statt diese mühsam selbst aufzubauen, bieten moderne E-Akte-Lösungen ein auf den Public Sektor abgestimmtes System. Wenn auch die rechtlichen, funktionalen oder fachlichen Anforderungen von Anfang an für den behördlichen Geschäftsgang umgesetzt sind und Office-Anbindungen schon integriert sind, liefert die E-Akte damit eine eigenständige und für die Verwaltung sofort umsetzbare Lösung.
Schnittstellen für einen reibungslosen Datenfluss
Standardschnittstellen wie CMIS ermöglichen nicht nur die Kommunikation mit den für Verwaltungen typischen Fachverfahren und die Ablage von Dokumenten in die E-Akte. Vor allem können auch diejenigen Verwaltungsmitarbeiter am Informationsaustausch mit den Fachämtern beteiligt werden, die nicht an die Fachverfahren angebunden sind. Damit wird der Informationsfluss in alle Bereiche geöffnet, die am Vorgang beteiligt sind und über die erforderlichen Berechtigungen verfügen.
Mit den regulatorischen Zugängen zu externen Kommunikationspartnern, zum Beispiel zu anderen Kommunen, Landes- oder Bundesbehörden, erfolgt der notwendige Informationsaustausch nach außen und innen. Dies geschieht idealerweise auf Basis von Standards wie xDOMEA, xJustiz oder dem Online-Zugangsgesetz (OZG) und gemäß den Vorgaben aus den E-Government-Gesetzen der Bundesländer.
Damit eine E-Akte schnell einsetzbar ist, sollte sie sowohl auf der Referenzarchitektur OkeVa als auch auf dem Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit „Baustein eAkte“, einer Empfehlung des Bundesministeriums des Inneren, beruhen. Auf dieser Basis ist das System für den externen Informations- und Datenaustausch samt elektronischem Briefkasten bereits fertig vorkonfiguriert.
Schnelle Eingewöhnung für Mitarbeiter
Sobald die Ausstattungsdetails der E-Akte festgelegt sind, kann die Arbeit beginnen. Eine individuelle Anpassung der Lösung, etwa durch die Auswahl und Implementierung des künftigen Aktenplans, mit dem die Organisation der Verwaltung abgebildet wird, hilft den Mitarbeitern, sich in der neuen digitalen Umgebung schnell zurechtzufinden. Auch die Maskengestaltung oder die Farbauswahl kann bei flexiblen Systemen wie nscale eGov von den Fachabteilungen selbst gestaltet werden.
Ebenso sollte das Kriterium der Barrierefreiheit erfüllt sein, sodass auch Mitarbeiter mit körperlichen Einschränkungen die E-Akte nutzen können. Zudem muss ein modernes System die DSGVO-Anforderungen zum Schutz personenbezogener Daten berücksichtigen.
Entscheidungsprozess rechtzeitig anstoßen
Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements mit integrierter Vorgangsbearbeitung ist an eine gute Vorbereitung, Beschlüsse, Ausschreibungen, Auswahlverfahren, externe Unterstützung und Finanzierungen gekoppelt, die Schritt für Schritt umgesetzt werden müssen. Diesen Prozess anzustoßen, muss weiterhin höchste Priorität haben.
Die gegenwärtige Pandemiesituation macht deutlich, wie wichtig bei der Umsetzung von E-Akte-Konzepten eine Multi-Client-Strategie ist. Erst diese macht effektives mobiles Arbeiten realisierbar. Führende Lösungen wie nscale eGov stellen dafür unterschiedliche Clients zur Verfügung, zum Beispiel einen Desktop-Client, eine Explorer-Integration als verwaltungsinterne Anwendung, eine App und einen Web-Client.
Fest steht: Die Vorteile der E-Akte reichen weit über die aktuelle Pandemiesituation hinaus. Ein moderner digitaler Arbeitsplatz unterstützt nicht zuletzt die Gewinnung junger Menschen für Jobs in der öffentlichen Verwaltung. Mit der elektronischen Aktenführung werden die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie ein selbstbestimmteres Arbeiten gefördert und somit die Attraktivität des Arbeitsplatzes deutlich gesteigert.
Fazit
Die Corona-Krise führte in der öffentlichen Verwaltung vielerorts zu reduzierten Leistungen und langen Wartezeiten. Grund dafür war das Fehlen eines digitalen Informationsmanagements, das mobiles Arbeiten aus dem Homeoffice ermöglicht hätte. Die Krise zeigt, wie schnell sich sicher geglaubte Bedingungen ändern können. Jetzt sind flexible Lösungen gefragt, die passgenau auf Bedürfnisse der Verwaltung abgestimmt sind und beispielsweise durch vorkonfigurierte Workflows dabei helfen, Abläufe zu beschleunigen und effizienter zu gestalten.
