Deutschland ist bekannt für seine ausufernde Bürokratie: Laut einer aktuellen Studie des ifo-Instituts entgehen deutschen Unternehmen jährlich bis zu 146 Milliarden Euro an Wirtschaftsleistung, weil sie viel Zeit und Ressourcen in administrative Tätigkeiten investieren müssen. Auch deshalb wird Deutschland als Wirtschaftsstandort zunehmend unattraktiver. Erschwerend kommt hinzu, dass die öffentliche Verwaltung hierzulande in puncto digitale Transformation nur langsam vorankommt: Lediglich etwas mehr als ein Drittel der Verwaltungsdienstleistungen sind digital verfügbar – und selbst diese nicht komplett.
Zahlreiche Bemühungen seitens des Gesetzgebers, bürokratische Aufwände für Unternehmen und Behörden zu reduzieren, haben nicht zum erwarteten Erfolg geführt. Mit dem OZG-Änderungsgesetz und dem Bürokratieentlastungsgesetz IV traten zuletzt jedoch zwei Gesetze in Kraft, die auf Besserung hoffen lassen. So senkt das BEG IV unter anderem die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege und schreibt die Bereitstellung von Steuerbelegen in digitaler Form vor. Besonders großes Potenzial liegt in der Absenkung der Schriftformerfordernis zur Textformerfordernis bei Arbeitsverträgen, Arbeitszeugnissen und weiteren Vorgängen. Das OZG 2.0 sieht sogar eine verbindliche Abschaffung der Papierform für bestimmte interne und externe Verwaltungsvorgänge in der öffentlichen Verwaltung zugunsten der digitalen Form vor. Das erlaubt es Unternehmen und Behörden, analoge Signaturen und Siegel durch elektronische Signaturen zu ersetzen – und ihre Prozesse dadurch zu optimieren.
Drei Level elektronischer Signaturen
Der Einsatz elektronischer Signaturen ist in der eIDAS-Verordnung der Europäischen Union geregelt. Sie definiert drei Signaturlevel, die sich in ihrer Rechtssicherheit unterscheiden:
- Die einfache elektronische Signatur (EES): Sie ist eine einfache und kostengünstige Lösung für digitale Prozesse, bei denen einen zuverlässige Identifikation des Unterzeichners nicht notwendig und gesetzlich nicht vorgeschrieben ist. Sie bietet dementsprechend lediglich eingeschränkte Rechtssicherheit. Zu den einfachen elektronischen Signaturen zählen auch eingescannte Unterschriften oder solche, die auf einem Touchscreen „geschrieben“ werden. Sie werden für formfreie Dokumente verwendet, bei organisationsinternen Bestellungen oder Bekanntmachungen.
- Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Sie unterliegt strengeren Anforderungen als die EES und bietet ein hohes Maß an Rechtssicherheit. Die FES verlangt eine verifizierte Identifizierung des Unterzeichners durch digitale Zertifikate von anerkannten Vertrauensdiensteanbietern und erfordert spezielle Software, die mit Zertifikaten und Verschlüsselung arbeitet, um Authentizität und Fälschungssicherheit zu garantieren. Die FES kommt unter anderem bei internen Genehmigungsprozessen zum Einsatz, aber auch bei Musterdokumenten und Sozialversicherungsunterlagen.
- Die qualifizierte elektronische Signatur (QES): Sie bietet das höchste Sicherheits- und Vertrauensniveau. Deshalb erfordert die QES neben der persönlichen Identifizierung zusätzliche Zertifikate sowie spezielle zertifizierte Geräte oder Dienste. Die qualifizierte elektronische Signatur ist der handschriftlichen gleichgestellt und erfüllt sämtliche Anforderungen an rechtliche Formvorschriften. Sie kommt überall dort zum Einsatz, wo das höchste Level an Rechtssicherheit gefragt ist, etwa bei Vertragsabschlüssen mit großen finanziellen oder rechtlichen Auswirkungen, zum Beispiel bei Gesellschaftervereinbarungen oder der formalen Registrierung von Unternehmensdaten.
Vorteile elektronischer Signaturen
Elektronische Signaturen bieten nicht nur Rechtsverbindlichkeit, sie versetzen Unternehmen und Behörden darüber hinaus in die Lage, von weiteren Vorteilen zu profitieren:
- Sie ermöglichen komplett digitale Prozesse. Durch die Integration in andere Anwendungen entfallen Medienbrüche, die beim händischen Signieren unvermeidbar sind.
- Mitarbeiter sparen bei der Unterzeichnung und Verwaltung von Dokumenten Zeit, die sie stattdessen für wertschöpfende Aufgaben einsetzen können.
- Dank geringerer Bearbeitungszeiten und Einsparungen bei Druck-, Lager- und Versandkosten sparen Organisationen bares Geld.
- Elektronische Signaturen erhöhen die Datensicherheit und gewährleisten datenschutzrechtliche Konformität bei digitalen Prozessen.
- Sie stellen außerdem zu jeder Zeit Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Compliance sicher.
Elektronische Siegel als digitaler Firmenstempel
Neben elektronischen Signaturen existieren auch elektronische Siegel. Beide teilen dieselben drei Level nach eIDAS. Siegel kommen dann zum Einsatz, wenn anstatt natürlicher Personen juristische Personen digital unterschreiben möchten. Ein elektronisches Siegel ist quasi die digitale Version des Firmenstempels und lässt sich nicht auf eine konkrete Person zurückverfolgen. Der Empfänger kann jedoch – wie bei der elektronischen Signatur – davon ausgehen, dass das Siegel authentisch ist das zugehörige Dokument integer ist, also nicht verändert wurde. Elektronische Siegel werden dort verwendet, wo eine Unterzeichnung durch eine natürliche Person gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, was beispielsweise bei vielen Verwaltungsdokumenten der Fall ist.
Informationsplattform als Basis
Zentrale Informationsplattformen wie nscale und nscale eGov bieten die Basis für eine digitale Prozessgestaltung. Mitarbeiter von Unternehmen und Behörden können organisationsübergreifend auf sämtliche Dokumente und Daten sowie vordefinierte und -konfigurierte Workflows zurückgreifen. Darüber hinaus integrieren Informationsplattformen über standardisierte Schnittstellen weitere Systeme – etwa eine ERP-Suite – und Anwendungen wie eine Signatursoftware – und ermöglichen so ein effizientes digitales Informationsmanagement bei auf ein Mindestmaß reduziertem bürokratischem Aufwand.
