Wie Arminia Bielefeld die Digitalisierung meistert

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DMS-Software nscale als Basis für „maßgeschneiderte Lösung“

Mit der schrittweisen Umsetzung eines umfassenden Digitalisierungsplans realisiert der Club erhebliche Effizienzgewinne in seiner Geschäftsstelle in der SchücoArena im Bielefelder Westen und sichert zugleich die wertvollste Ressource für seine Zukunft ab: Das in seiner Mitarbeiterschaft vorhandene Wissen.

Arminia ist seit Jahrzehnten ein sportlicher Leuchtturm der Region und durch Zugehörigkeit zur Bundesliga und 2. Bundesliga längst in der bundesweiten Wahrnehmung etabliert. Mit einem Jahresumsatz von rund 60 Millionen Euro im Geschäftsjahr 2021/2022 ist der DSC Arminia ein
mittelständisches Unternehmen: Rund 60 feste Mitarbeiter in der Geschäftsstelle, zahlreiche Teilzeitkräfte während der Saison. Ein Geschäftsbetrieb, der jährlich rund 600 Verträge verwalten und etwa 6.000 Rechnungen verarbeiten muss. Aufwand genug, um Effizienzgewinne zu suchen – und sukzessive nach interner Planung zu heben: „Wir haben festgestellt, dass wir uns mit Themen wie Vertrags und Eingangsrechnungsmanagement länger befassen als wir das müssten“, fasst Farid Rahmani von der Stabsstelle Unternehmensentwicklung und Projektmanagement bei der Arminia den Anstoß zum Projekt zusammen. Aber anstatt nur diese beiden Bereiche ins Auge zu fassen, setzte sich bei den Verantwortlichen schnell die Überzeugung durch, die Digitalisierung von internen Prozessen als Ganzes
in Angriff zu nehmen.

Das Vorhaben wird seither wie nach Lehrbuch für erfolgreiche Digitalisierungsvorhaben umgesetzt: Die Geschäftsführung beauftragte intern das Projekt, um zunächst eine Bedarfsanalyse bei den relevanten Prozessen durchzuführen.: „Mit Ceyoniq haben wir uns dafür nicht nur einen Digitalisierungspartner aus Bielefeld dazugeholt“, stellt Rahmani zufrieden fest. „Man hat auch zu jeder Zeit gespürt: Die brennen für Arminia.“ Ein Kickoff in der SchücoArena – unter derart spannenden Rahmenbedingungen arbeiten Consultants wie Klaudia Adamiec von Ceyoniq tatsächlich nicht jeden Tag: „Das war schon beeindruckend.“

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