Aufzeichnungen

Alle unsere Websessions können Sie sich hier beliebig oft nochmal ansehen. Viel Spaß dabei!

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Eine digitale Lösung für das Vertragsmanagement ist ein wichtiger Baustein auf dem Weg hin zu sinnvoll strukturierten und organisierten Prozessen im Unternehmen. Denn führende Systeme sorgen nicht nur für eine unkomplizierte Archivierung, sondern unterstützen auch aktiv bei der Prozesssteuerung.

Über Herausforderungen, Mehrwerte, Prozesse und Trends rund um das Management von Verträgen erfahren Sie in dieser Websession.

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Umfangreiche Unterlagen, verschiedene Geschäftsvorgänge, Umlaufmappen und dann noch die Tagespost. Da geht schnell der Überblick verloren. Mit der E-Akte schaffen Sie Ordnung.

In vielen Verwaltungen gehören Akten, Dokumente und Vorgänge in analoger Form noch immer zum täglichen Geschäft. Mit nscale eGov können Sie Ihre Arbeitsabläufe nicht nur verbessern, sondern auch vereinfachen. Erfahren Sie, wie Sie den Schritt in die digitale Zukunft Ihrer Verwaltung machen.

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Kundenbeziehungen sind mit Arbeit verbunden. Gute Kundenbeziehungen sind mit noch mehr Arbeit verbunden. Einen großen Vorteil bietet die zentrale Verwaltung und Ablage von Kunden- und Lieferanteninformationen – einfach digital. So ist es möglich, stets Termine, Fristen und Pflichten im Blick zu haben, auskunftsfähig zu sein und fehlerhafte Informationen zu vermeiden. Digitale Prozesse unterstützen zusätzlich, um Aufgaben an verschiedene Abteilungen zu senden, ohne den Überblick zu verlieren. Der professionelle Umgang mit digitalen Daten und Akten will gut durchdacht sein, um keine Risiken in den Bereichen Datenschutz, Zeitaufwand oder Budgeteinsatz einzugehen.

Über viele gute Gründe für die digitale Geschäftspartnerakte und die Möglichkeiten, die Lieferanten- und Kundenakten bieten, sprachen Caroline Illhardt und Oliver Dirker in Folge #16 der Websession-Reihe „schon digital?“.

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Unser Hauptaugenmerk liegt auf Ihnen, den Anwendenden. Sie erhalten praxisnahe Einblicke in die Technologie von nscale eGov, die Ihren Arbeitsalltag noch einfacher und effizienter gestalten.

Diese Ausgabe der Websession fokussierte die Verwendung und Bearbeitung von Vorlagen in nscale eGov. Wir sind davon überzeugt, dass der Austausch von Erfahrungen und der gemeinsame Blick auf die Funktionalitäten für Sie und Ihre KollegInnen wertvolle Erkenntnisse liefern wird.

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Immer und überall Zugriff auf alles: Das ist das Credo unserer Zeit. Tatsächlich bieten Smartphone und Tablet Flexibilität und Mobilität im Alltag ebenso wie auch in der Arbeitswelt. Doch nur wenn auch die Compliance-Regeln eingehalten werden und sichergestellt ist, dass geschäftskritische Daten nicht in unbefugte Hände gelangen, können mobile Arbeitsmodelle oder das Arbeiten aus dem Homeoffice gelingen. Unterstützen kann hier ein Enterprise Information Management System (EIM), das eine einfache und professionelle Verwaltung von Zugriffsrechten ermöglicht.

In Ausgabe #15 der Websession-Reihe „schon digital?“, sprachen Caroline Illhardt und Oliver Dirker darüber, was man tun muss, um vielen Anwendern flexibel und einfach die Berechtigung zum Zugriff auf mehrere Milliarden an Dokumenten zu erteilen.

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Ein Thema bewegt die Finance-Welt: Die E-Rechnung und die B2B E-Rechnungspflicht ab dem 01.01.2025. Das heißt: Ab 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Was andere Länder bereits umgesetzt haben, wird nun also auch in Deutschland Realität. Diese gesetzliche Umorientierung trifft vor allem Unternehmen im B2B-Sektor und verändert grundlegend den zentralen Posteingang und die Art des Rechnungsempfangs.

In der Websession-Reihe, erläutern Ihnen Marcel Mühlbach, Produktmanager der Ceyoniq, Jan-Louis Miller, Regional Sales Manager der Ceyoniq und Andreas Dahms, Partner Sales Manager der SPS Commerce (ehemals TIE Kinetix), welche besonderen Herausforderungen sich durch die E-Rechnungspflicht ergeben, worauf Sie nun in Ihren Unternehmen dringend achten sollten und welche Veränderungen in Ihren Softwarelösungen nötig sind.

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Unser Hauptaugenmerk lag auf Ihnen, den Anwendenden. Sie erhielten praxisnahe Einblicke in die Technologie von nscale eGov, die Ihren Arbeitsalltag noch einfacher und effizienter gestaltet.

In dieser Ausgabe der Websession-Reihe „Verwaltung digital?“, fokussierten Anke Nienhoff und Robert die Verwendung und Bearbeitung von Vorlagen in nscale eGov. Wir sind davon überzeugt, dass der Austausch von Erfahrungen und der gemeinsame Blick auf die Funktionalitäten für Sie und Ihre KollegInnen wertvolle Erkenntnisse liefern wird.

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Im Geschäftsalltag agieren Abteilungen meist getrennt voneinander. Dabei bieten eine Verbindung aller Aufgabenbereiche sowie ein übergreifender Datenfluss zahlreiche Mehrwerte. Mit einer gemeinsamen Informationsplattform arbeiten Vertrieb, Einkauf oder Vertragsverwaltung miteinander und effizienter – ganz ohne Datensilos.

Die Einführung einer digitalen Informationsplattform ist schnell und einfach realisierbar. Bereits nach 30 Minuten ist die Installation der Informationsplattform abgeschlossen, die die Steuerung von Daten, Informationen und Dokumenten ermöglicht.

In Ausgabe #14 der Websession-Reihe „schon digital?“, sprachen Caroline Illhardt und Oliver Dirker darüber, wie schnell digitale Akten im Unternehmen eingeführt sind, welche Vorbereitungen notwendig sind und wie Sie mit Kunden- oder Projektakten Ihre Prozesse optimieren.

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In dieser Ausgabe der Websession-Reihe „Verwaltung digital?“, warfen Anke Nienhoff und Robert Wander gemeinsam einen Blick „unter die Haube“ der E-Akte. Themen in dieser Websession waren:

  • Auswertungen der Einzelberechtigungen aufgrund von Geschäftsgängen.
  • Können Geschäftsgänge aus dem persönlichen Bereich gestartet werden?
  • Austausch mit nscale Kunden zum Aufbau der Ablagestrukur und Migration der Daten.
  • Wandlung von Akten in Vertragsakten oder eine „Verknüpfung“ beider Akten.
  • und noch vieles mehr.

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In dieser Ausgabe der Websession-Reihe „Verwaltung digital?“, warfen Anke Nienhoff und Robert Wander gemeinsam einen Blick „unter die Haube“ der E-Akte. Themen in dieser Websession waren:

  • Der Weg zur E-Akte. Welche Dinge müssen im Vorfeld definiert sein?
  • Wie positioniert sich die Ceyoniq zum effektiven Umgang mit OZG Anträgen?
  • Ist es möglich/geplant in Vorlagen nscale-Attribute für die Erzeugung eines Barcodes in einem Word-Dokument und/oder dynamischen PDF-Dokument zu nutzen?
  • und noch vieles mehr.

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Das ERP-System gehört in den meisten Unternehmen zu den zentralen Anwendungen. Aufgrund ihrer Leistungsfähigkeit und ihres Funktionsumfangs, sind die Lösungen der SAP SE weit verbreitet. Wenn es um das Informationsmanagement geht, sind jedoch ergänzende Lösungen nötig. Enterprise Information Management Systeme (EIM), können den unternehmensweiten Informationsfluss vollumfänglich abbilden.

Möchten Sie Ihr Rechnungsmanagement verbessern? Mit nscale Invoice Management und AFI-Invoice, der AFI Solutions GmbH, können Sie dies durch eine effektive Integration in Ihr EIM-System erreichen. Nutzen Sie das SAP ILM Werkzeug für die Datenarchivierung und reduzieren Sie das Datenbankvolumen – alles dank der plattformunabhängigen Integration zwischen On-Premise und Cloud.

In Ausgabe #13 der Websession-Reihe „schon digital?“, sprachen Caroline Illhardt und Frank Consbruch, welche Mehrwerte sich aus dem Zusammenspiel von ERP und Dokumentenmanagement ergeben und wie sie zusammenwirken.

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Keine Verwaltung möchte ihren Postlauf mit der Einführung eines Dokumenten Management Systems mehr durch das Haus oder über die Straße tragen. Die Digitalisierung vereinfacht die internen Prozesse, denn sämtliche eingehenden Dokumente wie z.B. der Antrag vom Bürger, die Bearbeitung von Bewerbungen, Rechnung im ZUGFeRD oder im xRechnungsformat, ganz egal in welcher Form, ob Brief, E-Mail, Fax oder der Antrag vom Formularserver, kaum einer möchte weiterhin Papier ausdrucken und in einem Akten-Ordner ablegen.

In dieser Ausgabe der Websession-Reihe „Verwaltung digital?“, zeigten wir Ihnen, wie elektronische Eingänge bequem im verwaltungsweiten DMS erfasst, dort zentral veraktet, bearbeitet per Geschäftsgangworkflow an die Kollegen „zur Prüfung, zur Kenntnis oder zur Freigabe“ weitergeleitet werden.

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Support und Wartung des DATEV DMS classic laufen zum 31.12.2023 aus. Wir zeigen Ihnen, wie Sie durch den Wechsel in unser modernes DMS zusätzliches Effizienzpotenzial im gesamten Purchase-to-Pay Prozess ausschöpfen können.

Hauptthemen der Websession waren:
• Migration des DATEV DMS classic
• Veredelung der Prozesse durch eine automatisierte Rechnungsverwaltung

In Ausgabe #12 der Websession-Reihe „schon digital?“, sprachen Jan-Louis Miller und Oliver Dirk, über Möglichkeiten, wie ergänzende digitale Prozesse die Arbeit im DATEV Umfeld beschleunigen.

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Die ersten KollegInnen wurden involviert. Die Unsicherheit, dieses DMS Projekt würde keine Akzeptanz finden, sind mit den ersten Gesprächspartnern im Haus schon einmal überwunden. Ja, und die Fachabteilung der IT wird die E-Akte Einführung jetzt vorbereiten, soweit wurde das mit den KollegInnen besprochen und damit läuft es schon einmal richtig gut an. Nur dann geht alles schleppend, aber schon gar nicht wie gedacht.

Hallo, passiert hier eigentlich etwas?

So oder so ähnlich kann es laufen, wenn Fehler bereits in der Projektvorbereitung gemacht wurden, denn für ein erfolgreiches Projekt liegen gut 80 % des Erfolges bereits in einer erfolgreichen Projektvorbereitung und im Projektbeginn

In dieser Ausgabe der Websession-Reihe „Verwaltung digital?“, wurde Ihnen die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung der E-Akte in der öffentlichen Verwaltung gezeigt. Im Ergebnis kennen Sie die Fallstricke und Fettnäpfchen, die es zu vermeiden gilt. In 60 Minuten erhielten Sie eine wertvolle Handlungsempfehlung für die Vorbereitung einer erfolgreichen E-Akte Einführung.

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Die verwaltungsinterne Zusammenarbeit mit KollegInnen zu hunderten unterschiedlichsten Verträgen bedeutet viel Konzentration und Verantwortung, denn die Dokumente enthalten wichtige und sensible Daten. Im Prozess werden diese Verträge von den jeweiligen Mitarbeitenden in den verschiedenen Unternehmensbereichen bearbeitet und verwaltet. Dies führt häufig zu einem fehleranfälligen Prozess, der vermieden werden kann:

  • Finanzielle Einbußen durch nicht gekündigte Verträge
  • Keine aktuelle Version des Dokuments
  • Keine zentrale Fristenverwaltung und Ablagestruktur
  • Keine vollständigen Vertrags- oder Begleitinformationen aus Mail, Post, usw.
  • Keine vollständige Einhaltung der Compliance-Anforderungen
  • Medienbrüche durch die Nutzung verschiedenster Systeme

In dieser Ausgabe der Websession-Reihe „Verwaltung digital?“, zeigte Ihnen die Lösung, wie die digitale Vertragsakte, in der Verträge einschließlich aller Informationen und begleitender Geschäftskorrespondenz zentral abgelegt sowie orts- und abteilungsübergreifend im Workflow-Management verwaltet werden.

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„Switch to the next level“ – das Motto der CeyCon 2023, unser Release-Event anlässlich des Launches von nscale 9, steht für den Sprung in eine einfache digitale Arbeitswelt. Die CeyCon 2023 war eine absolut großartige Veranstaltung!

Wenn Sie das Event verpasst haben, können Sie sich die Vorträge in der Livestream-Aufzeichnung ansehen.

Mit freundlichen Grüßen
Ihre Ceyoniq Technology

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Was nützt das beste SAP-Fachverfahren, die stärkste SAP-Anwendung, wenn die darin bereitgestellten Informationen nicht allen am Prozess beteiligten Personen zur Verfügung stehen? Das wäre ungefähr so, wie wenn Sie auf gute Freunde verzichten, mit ihnen keinen Austausch mehr haben, Sie sich nicht sehen, nicht hören und Sie einfach keinen Spaß zusammen haben. Eigentlich nicht vorstellbar, oder?

Mehrwert können angebundene DMS-Lösungen, wie eine elektronische Akte, bringen, die zentralen Zugang für diejenigen liefert, die nicht über einen eigenen SAP-Zugang verfügen. Eine Lösung für alle Optionen, ob On-Premise, Privat-Cloud oder Public-Cloud. Die E-Akte nscale und SAP S/4 HANA sprechen miteinander über jede dieser Optionen, so dass der Fachbereich sein Wissen mit anderen in Echtzeit teilt.

In dieser Ausgabe der Websession-Reihe „Verwaltung digital?“, konnten wir erkennen, wie genau diese zwei befreundeten Systeme miteinander kommunizieren.

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Digitales Informationsmanagement sollte vor allem eines ermöglichen: einfaches Arbeiten. Und zwar ohne unnötige Ablenkungen und störende Fallstricke, ohne Einschränkungen hinsichtlich Zeit und Ort und dafür mit modernen unterstützenden Technologien.

Ob im Büro, im Homeoffice oder im Außendienst – mit einem Enterprise Information Management als zentrale Plattform, auf der alle Informationen gebündelt werden, ermöglichen verschiedene Clients dabei jederzeit den ortsunabhängigen Zugriff auf alle Daten.

In Ausgabe #11 der Websession-Reihe „schon digital?“, sprachen Caroline Illhardt und York Dannenberg, über die Vielfalt an Clients und Integrationen, die eine intuitive und anwendergerechte Bedienung in den Fokus stellen.

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Als wichtigstes Instrument zur Unternehmensplanung und -steuerung sind moderne ERP-Systeme, wie SAP, nicht mehr wegzudenken. Das Enterprise Resource Planning dient als Dreh- und Angelpunkt digitalisierter Unternehmensprozesse in nahezu allen Organisationen. Doch eine ERP-Lösung allein reicht nicht aus, um Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Erst die Integration eines Enterprise Information Management Systems lässt Sie alle Mehrwerte realisieren, die Sie für Ihre digitale Unternehmensvision benötigen.

In Ausgabe #10 der Websession-Reihe „schon digital?“, sprachen Caroline Illhardt und York Dannenberg über das Zusammenspiel von ERP und Dokumentenmanagement

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Viele von Ihnen arbeiten heute in einer Verwaltung in der Akten, Dokumente und Vorgänge in analoger Form noch zum ganz normalen Tagesgeschäft gehören.

Fehlt Ihnen hier manchmal auch der Überblick zu vollständigen Unterlagen oder Geschäftsvorgängen? Denn gespeichert wird ja oft an ganz unterschiedlichen und damit dezentralen Orten, oder Informationen bleiben gleich ganz in den E-Mail-Postfächern des Bearbeiters liegen, ohne dass diese dem Vorgang zugeordnet sind.

Wie auch die Vorgänge finden, wenn sie ein Kollege auf seinem Tisch liegen hat oder die Unterlagen vielleicht doch schon wieder in den Keller – nein, in das Nachbargebäude, gebracht wurden? Verbesserung verspricht die Einführung einer E-Akte und am besten eine E-Akte mit Geschäftsgang-Workflow.

In dieser Ausgabe der Websession-Reihe „Verwaltung digital?“, warfen wir gemeinsam mit Ihnen einen Blick auf 60 Minuten Live-Präsentation, die Ihnen einen Überblick über nscale eGov, die E-Akte für die öffentliche Verwaltung gab. Am Beispiel von strukturierten Akten, Aktenplan, Geschäftsgang-Workflow, Postein- und Ausgang, Aussonderung, Office-Integration und mit 3 Oberflächen zur Auswahl.

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Die Rechnungseingangsverarbeitung effizient und anwenderfreundlich gestalten, bedeutet diesen in die digitale Welt zu übernehmen. Die Anwendung liefert allen am Rechnungsprozess beteiligten Mitarbeitenden vielfältige Vorteile.

Automatisierte Workflows reduzieren Zeit und Kosten im internen Bearbeitungsprozess. Der automatisierte Rechnungsprüfungsprozess ermöglicht auch eine schnellere Verarbeitung mit geringerer Fehleranfälligkeit, bei gleichzeitigem Verzicht auf Mahngebühren und Gewinn an Skontoeinnahmen.

In dieser Ausgabe der Websession-Reihe „Verwaltung digital?“, warfen wir gemeinsam mit Ihnen einen Blick auf die digitale Rechnungseingangsverarbeitung, wie sich der Ablauf gestaltet und mit welchen Assistenzsystemen sie ihre Anwender unterstützt.

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Was wäre eine E-Akte ohne Aktenplan, ohne Office-Integration, ohne moderne Schnittstellenanbindung und elektronischer Umlaufmappe? Es wäre keine E-Akte, eher ein Dokumentenmanagement. Was wäre eine E-Akte ohne die Funktion von Annotation, also dem Anmerken, Vermerken, Beifügen, Hinzufügen oder Schwärzen in Dokumenten? Es wäre noch immer keine E-Akte, sondern wirklich ein Dokumentenmanagement. Was die E-Akte nscale eGov in ihren Funktionen für die öffentliche Verwaltung besonders macht, mit welchen Funktionen sie die Verwaltungsmitarbeitenden unterstützt, ganz egal von wo aus gearbeitet wird, stellen wir Ihnen in der kommenden Websession am Beispiel des nscale eGov Web-Clients und des nscale Cockpit-Clients vor. Willkommen in der Welt ohne Papier und Aktenschränke.

In dieser Ausgabe der Websession-Reihe „Verwaltung digital?“, warfen wir gemeinsam mit Ihnen einen Blick in die Funktionen der E-Akte.

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Eine automatisierte Rechnungsverwaltung birgt ein hohes Effizienzpotenzial, das noch nicht jedes Unternehmen ausgeschöpft hat. Eine digitale Lösung unterstützt den Weg vom Eingang der Rechnung bis zur Zahlungsfreigabe deutlich und macht ihn transparent und einfach. Vor allem intelligente Assistenzsysteme helfen hier, die Arbeitsabläufe für die Finanzbuchhaltung zu erleichtern.

In Ausgabe #9 der Websession-Reihe „schon digital?“, gingen Caroline Illhardt und York Dannenberg Assistenzsystemen auf den Grund, die moderne Lösungen bereithalten. Freuen Sie sich auf nützliche Einblicke.

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Die Digitalisierung von Prozessen und Strukturen in Unternehmen stößt Transformationsprozesse an. Damit diese erfolgreich sind, ist das Verständnis von Unternehmenskultur eine wesentliche Komponente.  Mitarbeitende sind von Beginn an aktiv in die Veränderungsstrategien zu involvieren.

Das ist nicht neu. Doch warum ist es wichtig, eine Unternehmenskultur zu gestalten?
Was ist Culture Design und was hat das mit Digitalisierung zu tun?
Warum rückt dieser Ansatz immer stärker in den Fokus?

Antworten auf diese und weitere Fragen suchte Caroline Illhardt in der 8. Ausgabe der Websession-Reihe „schon digital?“ bei Alexander Clodius von der Nürnberger Kreativagentur arsmedium.

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Sie haben gewählt, und in der vorherigen Ausgabe für weitere Informationen zum Geschäftsgang abgestimmt. Daher führten Sie Michael Genth und Marko Laude von der Ceyoniq Technology GmbH durch das Thema „Postlauf und Geschäftsgang – Der Workflow machts einfacher“.

Akten, Vorgänge und Dokumente zentral ablegen und elektronisch verfügbar machen und somit weniger „suchen“. Das ist das Ziel der Einführung eines DMS bzw. der E-Akte. Wir zeigen Ihnen, wie der Geschäftsgang-Workflow die Zusammenarbeit unterstützen und automatisieren kann, sodass der Anwender die Aufgaben jederzeit im Überblick hat.

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Lange Jahre war das Papier das zentrale Trägermedium für Rechnungen in Unternehmen. Doch diese Ära ist vorbei – der zunehmenden Digitalisierung sei Dank. Die Politik unterstützt diese Entwicklung auf behördlicher Seite, aber auch für Unternehmen wird eine digitale Lösung immer wichtiger. Aus guten Gründen: Papiergestützte Prozesse sind fehleranfällig, benötigen mehr Zeit und sind deswegen kostspieliger als digitalisierte Workflows. Doch auch Rechnungen, die per Mail eingehen, sind ohne technische Hilfsmittel nicht optimal zu bearbeiten.

In Ausgabe #7 der Websession-Reihe „schon digital?“ schauten Caroline Illhardt und Stefan Picker von der advice IT Consulting GmbH auf digitale Lösungen, die den Weg vom Eingang der Rechnung bis zur Zahlungsfreigabe deutlich optimieren.

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Das Vertragsmanagement wird in der Praxis als Basis für verwaltungswirtschaftliches Handeln angesehen. Mit dieser Betrachtung ist eine umfassende Verwaltungsaufgabe aller am Vertrag beteiligten Mitarbeiter in den Fokus gestellt. Verträge werden nicht mehr nur in rechtlicher Hinsicht komplexer, sondern sie werden auch in ihrer Qualität, ihrer Ausarbeitung und ihren finanziellen Rahmenbedingungen umfassender. Obgleich Verträge auch Einfluss auf Kosten haben, wird Studien zu Folge, der Erfassung, Verwaltung und Abwicklung von Verträgen, noch zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt.

In dieser Websession zeigten wir Ihnen die Vorteile für den Einsatz eines Vertragsmanagements auf, die nicht nur im Fristenmanagement oder im zentralen Zugriff liegen, sondern auch, wie sich regulatorische Einflüsse, wie die Umsatzsteuer § 2b Prüfung, positiv im Vertragsmanagement auswirken.

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DIE DIGITALISIERUNG IST IN DEUTSCHEN UNTERNEHMEN ANGEKOMMEN.

Darauf lassen nicht nur aktuelle Erhebungen, sondern auch unser aller Arbeitsalltag schließen. Dabei bleibt es nicht bei der generellen Zustimmung zum digitalen Wandel. Konkrete Anwendungsszenarien, wie papierloses Arbeiten und digitale Archivierung, die in den letzten Jahren zunehmend in den Fokus gerückt waren, wandern auf der Agenda der Entscheider nach oben.

An welchen IT-Trends Unternehmen und Verwaltungen aktuell nicht vorbeikommen, wie Dokumenten Management Systeme für Flexibilität sorgen und die Zusammenarbeit fördern, darüber sprach Caroline Illhardt mit Dirk Martin, Leiter der Marktforschung beim Analystenhauses techconsult in dieser Ausgabe Websession-Reihe „schon digital?“.

Reinschauen lohnt sich!

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Die Einführung eines DMS/E-Akte wird im Ergebnis die verwaltungsweiten internen Abläufe in den Fachämtern vereinfachen. Weniger „suchen“ und dadurch Akten, Vorgänge und Dokumente – zentral abgelegt – elektronisch verfügbar machen, egal an welchem Ort. Schluss mit Laufwerk „C“, USB-Sticks, Daten-Ablage-Inseln. Jetzt finden die Anwender ihre Vorgänge an ihrem Arbeitsplatz, aufgeräumt, übersichtlich und jederzeit im Zugriff. Ziel erreicht!

Diese Websession beschäftigt sich mit der Aufgabenstellung „Posteingangsverarbeitung“ und zeigt Lösungen auf, wie der Geschäftsgang-Workflow die Zusammenarbeit unterstützt, automatisiert und der Anwender die Aufgaben jederzeit im Überblick hat, ohne dabei sein Büro verlassen zu müssen.

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Prozesse koordinieren, Arbeitsabläufe automatisieren, Daten erfassen, Dokumente speichern – das richtige Workflow Management spart Unternehmen viel Zeit und hilft dabei, jederzeit den Überblick über relevante Informationen zu behalten. Moderne EIM-Systeme können beim Workflow Management aktiv unterstützen – vorausgesetzt, sie fügen sich nahtlos in die Unternehmensabläufe ein.

In der 5. Ausgabe der Websession-Reihe „schon digital?“, haben Caroline Illhardt und York Dannenberg darüber gesprochen, was sich hinter Workflows verbirgt und wie sich mit digitalen Lösungen Optimierungspotentiale für Ihre Prozesse ausschöpfen lassen.

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In der Entwicklung eines Dokumenten Management Systems arbeiten wir eng mit unseren Kunden zusammen, denn ein DMS wird nur zum Leben erweckt, wenn der Anwender es intuitiv verwenden kann. 
nscale eGov ist für Anwender gemacht, smart, prozessorientiert und in 45 Minuten individuell für den Anwender angepasst. Das Besondere daran ist, dass wir über diese enge Verbindung zu unseren Kunden drei Oberflächen entwickelt haben, die für jeden Anwendungsfall die optimale Arbeitsumgebung darstellen.

Richtig gut ist, dass diese drei Anwendungen innerhalb einer Verwaltung parallel laufen können. Auch hier sind wir sehr stolz auf das Erreichte, denn wir freuen uns, wenn Sie Freude am DMS haben.

In dieser Websession zeigten Ihnen Michael Genth und Marko Laude, Senior Consultant bei der Ceyoniq Technology, in 60 Minuten die DMS-Funktionen von nscale eGov. Im Fokus standen dabei drei verschiedene Oberflächen, zwischen denen Sie für Ihre Arbeit mit der E-Akte wählen können.

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Mit der Digitalisierung wird auch der Ruf nach Homeoffice-Konzepten in Unternehmen immer lauter. Doch insbesondere komplexe Prozesse mit zahlreichen involvierten Personen und umfassenden Dokumenten stellen hier eine besondere Herausforderung dar. Dezentrales, flexibles Arbeiten gelingt in Ihrem Unternehmen nur, wenn sämtliche Informationen in Ihrer Organisation zentral gemanagt werden und jederzeit, von überall durch die berechtigten Mitarbeitenden abgerufen werden können.

In Ausgabe #4 der Websession-Reihe „schon digital?“, haben Caroline Illhardt und York Dannenberg über New Work, mobiles Arbeiten und Tipps für effizientes Arbeiten im Homeoffice gesprochen.

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Die Verbindlichkeit einer Unterschrift auf dem Papier ist den Menschen seit Jahrhunderten vertraut und sie wird bis heute in allen relevanten Unterlagen im privaten wie im geschäftlichen Rahmen ganz selbstverständlich eingesetzt. Aber wie verhält es sich in einer zunehmend digitalisierten Welt, in der Verwaltungen ihre Geschäftsprozesse vom Papier auf elektronische Digitalisate umstellen und auch hier die Verbindlichkeit von Dokumenten sicherstellen möchten?

In der Websession sprach Michael Genth mit Markus Schuster von der intarsys GmbH über die Einsatzmöglichkeiten und regulatorischen Vorgaben, elektronische Dokumente zu unterzeichnen und rechtskonform in den Geschäftsprozessen der Verwaltungen zu verwenden. Dabei ging es unter anderem um die Verwendung von Signaturen am Arbeitsplatz und um Fernsignaturen, die von unterwegs oder im Homeoffice Verwendung finden können. Außerdem ging es um moderne Werkzeuge, die das Signieren heute einfach und komfortabel möglich machen und darum, wie sich signierte Dokumente im zentralen DMS der Verwaltungen einfügen.

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In Sachen Mitarbeiterzufriedenheit steht Deutschland im internationalen Vergleich hinten an: Nur jeder dritte deutsche Arbeitnehmer würde laut dem aktuellen Engagement Report der dänischen People-Analytics-Plattform Peakon seinen Arbeitgeber weiterempfehlen. Also gilt es, die Gründe für eine positive oder negative Bewertung des Unternehmens als Arbeitgeber zu identifizieren und gegenzusteuern. Viele Themen lassen sich mit der Hilfe eines digitalen Dokumentenmanagements unterstützen.

Wie es gelingt, mit intelligenten Lösungen das Arbeiten attraktiver zu gestalten und mit welchen Möglichkeiten ein EIM für mehr Mitarbeiterzufriedenheit sorgt, darüber haben York Dannenberg und Caroline Illhardt in der 3. Ausgabe der Websession-Reihe „schon digital?“ gesprochen.

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Arbeite mit wem, wann, wie und wo du willst mit digitalen Lösungen für das Dokumentenmanagement.

Dank digitaler Lösungen entsteht eine fantastische neue Arbeitswelt. Wir alle sind Teil dieser Umgebung und haben die Chance, sie zu gestalten. Wir begeben uns auf die Reise in eine Sphäre, in der Regeln die Freiheit bestimmen. 

Gemeinsam mit York Dannenberg, Sales Development Manager der Ceyoniq, schaute Caroline Illhardt auf die Regeln der neuen Arbeitswelt. Erfahren Sie, wie es sich lebt und arbeitet, in der fantastischen Welt der neuen Arbeit. Erhalten Sie Einblick in das Arbeiten mit Workflows, mobilen Clients und smarten digitalen Tools.

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Das Volumen an Informationen aus Dokumenten, aus Inhalten von Fachverfahren, die Verwaltungen jeden Tag produzieren und im täglichen Arbeitsprozess verarbeiten, steigt stetig an. Eine klassische DMS-Lösung reicht oftmals für einen effizienten Zugriff oder effektive Verwaltungsführung nicht mehr aus. Die Frage nach Erweiterungsmöglichkeiten, das System so auszubauen, dass verwaltungsinterne Abläufe speziell auf die Bedürfnisse der Anwender im eigenen Haus ausgerichtet werden können, steht und fällt mit intelligenten Werkzeugen für diejenigen, die im Haus IT-Wünsche entgegennehmen und diese über Administrationsrechte umsetzen können.

Die Websession vom 22.04.2022 zeigt auf, wie mit nscale Werkzeugen genau solche Entwicklungen ohne Unterstützung des Herstellers genutzt und für eigene Entwicklungen umgesetzt werden können. Der Vorteil: Weiterentwicklungen am System können aus eigener Kraft zielführend und zeitnah umgesetzt werden.

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Wer sich über die elektronische Verwaltung und Bereitstellung von Daten und Dokumenten informiert, stolpert automatisch über die drei Abkürzungen DMS, ECM und EIM. Oft werden die Begrifflichkeiten der Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) und Enterprise-Information-Management-Systeme (EIM) als Synonyme verwendet. Wieso aber drei Bezeichnungen für ein und dasselbe? Wir erklären kurz und knapp, worum es geht, welche Unterschiede es gibt und was die Lösung für Ihr Unternehmen leisten soll.

In Folge #1 der Websession-Reihe „schon digital?“ thematisierten Caroline Illhardt und Michaele Barbato, Abteilungsleiter des Produktmanagements der Ceyoniq, worauf es beim Management von Informationen ankommt und wie Sie die Vorzüge des digitalen Dokumentenmanagements für Ihr Unternehmen nutzen können.

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Für ein erfolgreiches Projekt liegen rund 80% des Erfolges bereits in der guten Projektvorbereitung und im Projektbeginn. Deswegen ist es wichtig, sich von Beginn an ausreichend Zeit zu nehmen, um sich intensiv mit den Entscheidern, den Projektteams und den Anwendern auszutauschen. In dieser Vorbereitungsphase wird bereits über Erfolg oder Misserfolg entschieden.

Aus diesem Grund haben sich in der Websession vom 25.03.2022 Michael Genth und Robert Wander, Senior Consultant bei der Ceyoniq, über die wichtigsten Vorbereitungen und Inhalte gesprochen, um den Projektbeginn von Anfang an zum Projekterfolg zu führen. Für alle diejenigen, die die DMS Einführung planen, umsetzen oder einfach ihren Beitrag leisten möchten!

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Die Einführung eines DMS/E-Akte wird im Ergebnis die verwaltungsweiten internen Abläufe in den Fachämtern vereinfachen. Weniger „suchen“ und dadurch Akten, Vorgänge und Dokumente – zentral abgelegt – elektronisch verfügbar machen, egal an welchem Ort. Schluss mit Laufwerk „C“, USB-Sticks, Daten-Ablage-Inseln. Jetzt finden die Anwender ihre Vorgänge an ihrem Arbeitsplatz, aufgeräumt, übersichtlich und jederzeit im Zugriff. Ziel erreicht!

Und was ist mit dem Posteingang? Analog oder elektronisch? Rechnungseingang analog, per E-Mail oder Fax? Und was ist mit Bestellungen oder Bürgerpost?

Diese Ausgabe der Websession-Reihe „Verwaltung digital?“ beschäftigt sich mit der Aufgabenstellung „Posteingangsverarbeitung“ und zeigt Lösungen auf, wie der Geschäftsgang-Workflow die Zusammenarbeit unterstützt, automatisiert und der Anwender die Aufgaben jederzeit im Überblick hat, ohne dabei sein Büro verlassen zu müssen.

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Anwendern auf dem Weg in die Digitalisierung den Zugang zu modernsten Technologien über ein DMS / E-AKTE zu ermöglichen, bietet ihnen gleichzeitig den bestmöglichen Zugang zu einem modernen Arbeitsplatz. Hier können sich Ideen und Kreativität im Interesse der Gemeinschaft und für den Anwender weiterentwickeln. In dieser Umgebung zu arbeiten inspiriert und spornt Menschen an. Deswegen entwickeln wir von Ceyoniq Software, die den Menschen Spaß macht und Inspiration unterstützt.

In dieser Sonderausgabe vom 18.02.2022 sprach Michael Genth mit mit dem Entwicklungsleiter der Ceyoniq, Christian Burkamp, über die Motivation, die uns antreibt, Menschen durch Software zu inspirieren und dadurch kreativer zu machen und warum Anwenderzufriedenheit der Schlüssel zum Erfolg ist. 

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In dieser Websession vom 28.01.2022 sprach Michael Genth mit Kai-Felix Späth, Senior Consultant bei der Ceyoniq über die Vertragsakte nscale sowie die automatisierte Verteilung von Schriftstücken. Unsere Experten zeigen Ihnen, wie die Veraktung von Verträgen einfach gestaltet werden kann. Außerdem sehen Sie live am System, wie die automatisierte Veraktung von Dokumenten mit Standardwerkzeugen innerhalb der E-Akte für jede Anwenderin und jeden Anwender möglich gemacht wird.

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In dieser Websession vom 15.12.2021 sprach Michael Genth mit Robert Wander, Senior Consultant bei der Ceyoniq über die DMS-Funktionen von nscale eGov. Im Fokus standen dabei besonders die drei verschiedenen Oberflächen, zwischen denen Sie für Ihre Arbeit mit der E-Akte wählen können.

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In dieser Websession vom 26.11.2021 sprach Michael Genth mit Markus Schuster, von der Intarsys GmbH über Einsatzmöglichkeiten und regulatorische Vorgaben, elektronische Dokumente zu unterzeichnen oder rechtskonform in den Geschäftsprozessen der Verwaltungen sicherzustellen. Dabei thematisierten wir die Verwendung von Signaturen am Arbeitsplatz sowie Fernsignaturen, die von unterwegs oder aus dem Homeoffice Verwendung finden können. Wir sprachen auch über moderne Werkzeuge, die das signieren heute einfach und komfortabel möglich machen und darüber, wie sich signierte Dokumente im zentralen DMS der Verwaltungen einfügen. 

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In der Websession am 29.10.2021 unterhielten sich Michael Genth und Dirk Schwalie, Senior Consultant der Ceyoniq Technology, über die wichtigsten projektbeeinflussenden Faktoren bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems und haben einen Überblick darüber gegeben, was es für Auftraggeber und Auftragnehmer zur erfolgreichen Projektumsetzung zu beachten gibt.

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